电话管理制度.docVIP

1. 目的： 为了规范电话的申请、装机、使用、撤销及费用的控制和有效管理，公司在大力提倡降本增效的背景下，特制订本制度。 2. 范围： 本制度适用于北京迪安临床检验所。 3. 管理职责： 3.1 行政部是公司电话管理的归口管理部门： 3.1.1 负责根据总公司《电话管理制度》，修订 3.1.2 负责电话使用协议的签订； 3.1.3 负责电话机的安装统筹及审批工作； 3.1.4 负责电话的安装、撤销、铺线工作； 3.1.5 负责电话费用的统计、分析、分摊工作； 3.1.6 行政部负责电话费用的控制工作及异常电话费用核查和处理； 3.1.7 负责和电信的外部沟通、协调工作，包括电话使用当中出现的故障维修、电话费用的不准确、电信信息的不准确等等。 3.2 其它各部门负责： 3.2.1 负责电话机安装的申请工作 3.2.2 4. 电话管理内容： 4.1 电话安装原则： 4.1.1 公司所有的电话一律不开通国际长途； 4.1.2 公司总经理、副总经理、各部门主管各单独开通一部电话，开通国内长途和拨打手机短号功能； 4.1.3 各个部门（除主管外）原则上只能开通一部市内电话（如果部门已经开通长途，只开通一部长途电话）； 4.1.4 各个部门（除主管外）根据业务情况确定是否开通国内长途电话，若予以开通的，此长途电话有需明确使用负责人，并且长途功能可以上锁； 4.1.5 驻外办事机构原则上不安装固定电话；因特殊原因需安装话机的，提出书面申请和陈述理由，公司仅承担座机费用，其余话费一律自理；随业务开展有安装固定电话且通话必须时，酌情处理。 4.1.7 对于除以上安装原则的其他安装需求，需要履行特殊审批流程。 附：《北京迪安临床检验所电话分布一览表》 4.2 电话安装的申请和审批： 4.2.1 对于在电话安装原则内，由行政部与各部门主管确认签字后直接安装； 4.2.2 对于在电话安装原则外，各个部门电话的安装，需部门主管填写《电话安装申请单》，由行政部经理审批后，方可安装。 4.3 电话的安装流程： 4.3.1 行政部负责填写和保存《电话安装申请单》； 4.3.2 IT专员根据《电话安装申请单》与电信公司联系电话安装事宜，电话安装好后与行政专员进行信息反馈确认。 4.3.3 电话出现故障后，由各个部门向IT专员提出电话维修申请，IT专员负责电话故障查处和解决工作； 4.3.4 电话损坏无法使用需报废的，由各个部门负责填写表二《电话报废申请》，经部门主管确认后，把申请单交给行政部签字，IT专员负责电话的报废确认工作。 4.4 电话的撤销流程： 4.4.1 由各个部门填写表三《撤销电话申请单》，行政部经理审批后，IT专员对电话进行撤销工作； 4.4.2 根据具体业务情况，行政部对各部门的电话撤销与否进行评判，站在公司整体立场上，有权利对各部门的多余电话进行撤销，并由行政专员填写《撤销电话申请》，经行政部经理审批后，由IT专员负责撤销工作。 4.5 电话费用分析和控制措施： 4.5.1 行政专员负责制作每个月《电话费用的分摊表》和《电话异常表》（单次电话通话时间超过10分钟）；并在每个月的20日，以邮件的形式，把公司整体《电话费用分摊表》和《电话异常表》发给公司总经理、分管副总经理及各个部门主管； 4.5.2 行政专员负责每个月把公司整体《电话分摊表》和《电话异常表》张贴于公司告示栏； 4.5.3 各个部门主管负责对本部门《电话异常表》里面的异常情况进行排查，并对每个异常电话写明原因，部门主管签字确认，于每个月的25日将排查情况反馈给行政部； 4.5.4 行政专员负责对各个部门的异常电话进行调查，确认不是由于公司业务而产生的异常电话费用或者是长途电话费用，由打电话的当事人承担相应的电话费用； 4.5.5 一经行政部查实当事人有隐瞒事实情况，当事人承担相应的电话费用，并对当事人进行全公司通报批评，在当月工资里面负激励100元；行政部在异常电话调查中，触及到当事人隐私的，产生的影响及后果由当事人自负； 4.5.6 对打信息台而产生的费用，如果能找到责任人，由责任人承担拨打信息台而产生的费用，并在公司进行通报批评；如果找不到责任人，由该电话的使用人进行分摊； 4.5.7 各部门对本部门产生的电话费用有异议的，可以提请行政部复核。由于电信出现的费用差错，行政专员把情况反馈给IT专员，由IT专员和电信公司进行 4.5.8 行政部有义务和责任同电信公司进行积极的沟通，争取更多电信业务的优惠政策； 4.6 电话使用要求： 4.6.1 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内尤其在上班时间拨打私人电话 4.6.2 4.6.3 接听电话要求规范、礼貌。标准用语为：“您好，迪安！”；如应对方要求需进行转接时，说“请稍等！”；如被转接