如何有效地进行内审.ppt

如何有效地进行内审 问题的提出 审核发现 内审的有效性体现在 二个假设 审核的第一步你应该先收集 而后开始相应的策划 应该注意的事 检查表是重要的，但不一定是详细的 构思检查表的三个要点 进入现场前内部的充分协商是必要的 审核是在压力下工作的 记住样本选择的原则 有效的工作方式 有效的审核顺序 现场审核中导致失败的情况 高层审核是个难题 但它却是关键的一步，需要你 同级沟通也不轻松 与作业层人员沟通应注意 现场审核中要有深度 证实是重要的一环 审核发现的形成应抓大放小 审核发现记录和报告 不合格报告三要素 不合格报告撰写要求 高层交流报告很重要 纠正措施内审的根本落脚点 评价审核能力和绩效很必须 一个说似容易做时难的话题 审核的有效性不等于体系运行有效性的全部； 不应该把审核有效性直接等同于体系有效性； 成功的审核是客观公正地进行审核发现，并有效地利用审核发现不断地改进体系和运行的绩效； 因此，有效的审核是体系有效运行的一个重要手段。 冰山一角是审核发现，但内审和外审不同的是，发现冰山一角只是任务的一半，挖掉冰山才是任务的全部 正确发现那些有害的冰山。 挖掉这些有害的冰山，避免泰坦尼克号悲剧的重演。 你已是一个成熟的审核员（至少不是一个吹毛求疵的人）； 你对所审核领域的专业活动是明白的。 标准的要求； 体系文件的要求； 上次审核中集中的问题点； 管理中的重点和难点； 已知该部曾发生过的管理问题。 过程的顺序； 关键点的关注； 时间的有效分配； 合理的人员配置(独立性和专业性的要求)； 审核时机的确定和把握。 策划的结果事先应通知受审核方，不要造成突然袭击； 允许别人作充分的准备； 不要严重干扰别人的正常业务作业，审核时间应可以协商并可调整。 它是你的朋友，也是工具； 可以帮助你把握节奏，体现你的重点关注； 内容表达可仅是提示性的，详略取决于你的经验； 不能照本宣科，提问应讲究技巧； 内审应可以提前给受审核方审核检查表（受审核方需要时）； 检查表应是审核记录的一种。 日常工作是如何处理的； 当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作； 当出现危机时/事物是否仍在控制下。 目的是沟通审核意图和协调审核步骤； 同时进一步明确审核中的重点关注； 相互提醒审核中应特别注意的事项。 审核员最大的挑战是与人相处； 因而与人打交道得十分小心； 不能让对方反感而导致你审核的失败； 一个成功的审核组，组长必须是有权威的人，审核员应该是可信赖的人； 记住：千万不能把审核做成是审查。 为了达到目标； 密切相关的； 有代表性； 样本量：3＜n＜12 听：聆听、倾听，听你所关心的； 看：敏锐、敏感，丝丝缕缕中看出问题的真相； 查：学会抽样查看，学会证实； 问：不脱离你的主题，询问你所关心的事。 记录：是不可缺少的，尤其是对问题点应予详细的记录。 交谈——提问 描述——听取 文件——依据 证明——有效证据 同仁面前举止过于刻板，让人不自在； 没有以平常心进行有效沟通，以为高人一等； 提问缺乏技巧，让人可用简单的YES或NO回答之； 缺乏自信心，不能涉及别人工作的核心问题； 不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法，一味只查资料做记录； 不能用足够的智慧去化解审核中的障碍； 做和事佬去介入别人的事务纷争； 滔滔不绝说教，让人家以为你是一名牧师； 审核组内不能按分工有效协调，各行其是。 职位上本身就高过你，你有一种敬畏的感觉； 知识水平上可能比你高； 看问题的层次和深度可能和你不一样； 但也不排除有低水平、低认识的人。 事先做充分的准备； 标准和文件是你的依据； 应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题； 学会用经济语言，而避免用生硬的名词、术语； 必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益； 你需要是会沟通又有一定知识面的人； 当你的高层是一个认识不高又缺乏知识的人，那你就更应该用你的智慧去打动他。 坦诚心打动人，千万别让人感觉来搅浑； 是完善体系，而不是给别人难看，所以应换位思考，体谅别人的难处； 对发现问题应帮助分析原因，根本目的在于挖掉冰山； 以事论事，别扯入人际关系； 失误人人都有，千万不要落井下石，更不可打小报告穿小鞋； 当你犯错时，道歉是必须的； 总之，友好的气氛是成功审核的基础。 礼貌待人更显需要； 现场中作业人员是忙碌的，应而不宜花很长的时间； 要用听得懂的语言； 不能要求工人背出文件要求； 对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解； 交谈时避免打断说话或反驳，对误解要有耐心； 不能当着工人面前做记录。 前后左右审核思路应能贯穿； 抽查可以某个产品形成的个案层层展开（从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务）； 必须关注产品形成过程中的关键环节，并以足够的专业能力作支持； 法律、法规有规定的应予重点关注； 体系的信心支撑来自于自我