书面语言沟通概述.pptVIP

第五章 书面语言沟通 《人际沟通》第五章第一节 书面语言沟通概述 第一节 书面沟通概述 导入： 书面语言沟通在人际沟通中、在日常管理工作中占有十分重要的地位。然而，在管理实践和人际交往中，人们对于书面语言沟通的认识是不同的，往往带有很大的片面性。 从个人的角度来看，书面沟通技能也是非常重要的。如果你的总结报告写得很出色，给客户复函时显示很强的说服力，你就会有更多的提升机会和更好的绩效。 对组织而言，有效的书面沟通还有助于与客户或顾客建立良好的关系，有助于树立企业的良好形象和声誉，从而有利于组织实现其战略目标。 换句话讲， 无论是单位的内部部门之间互相协调、支持、沟通，还是企业和供应商、客户等外部部门之间互相协调、支持、沟通，都应当有书面沟通函件。 但是在许多管理工作和生产工作实践中，一些人往往习惯于口头沟通或电话交谈之后就完事，过分相信它们的功能，结果往往耽误事情，造成损失，实为不该。 启示： 1.书面语言沟通补充了口头语言的局限性，不受时间和空间的限制，能更详尽、准确、丰富的表达意见和情感。 2.办公人员在传达文件的时候，一定要严格按照ISO9001:2000的文件管理标准的要求，一定要有传达的书面函件，该签字的要求签字，该署名的要求署名。否则，出现情况，既耽误了工作，又难以说清责任，同时还反映了管理水平的落后和管理方式的不足。 3.书面语言沟通是护理工作中不可缺少的方式，掌握它的基本原理和基本技巧十分重要。 一 、书面语言的概念 （一）书面语言的概念： 书面语言又称文字语，笔语。它是将声音转化为文字，靠文字记录书写的一种语言符号系统，是隐含着语音而无声响的语言。 （二）书面语言的表现形式： 书面语言的表现形式是文字和相当于文字的视觉符号如图示、表格等。文字是形、音、义的结合体，书面语言就是以字形、字义结合，以写和读为传播方式，成为人际沟通的一种重要表现形式。 （三）书面语言和口头语言的关系： 1。都是生活工作中常用的自然语言。 2。书面语言是在文字产生后，在口头语言基础上逐渐形成和发展起来的，突破了口头语言转瞬即逝的特点，不受时空限制，长久保存流传。 3。与生活化的口语相比较，书面语更加正式，也更严谨。 （四）书面语言沟通的定义： 书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、图示进行的信息传递和交流形式。 书面沟通是口头沟通、非语言沟通之外的第三种沟通形式。 二 书面语言沟通的特点 （一）规范性 在口头沟通中，不同的人表达同一事物采用的语言往往存在很大的差异，反之，同样的语言对不同的人来说可能表达了不同的含义，因此，要想达到有效的沟通，对沟通者的背景就要有一定的要求。书面材料的接受对象范围广泛，差异较大，所以必须规范。 而书面语言则比较强调规范性，即同样的书面语言要表达相同的含义，不同的人也要尽量使用相同的书面语言。 书面语言的规范性有效地保证了沟通的顺利进行。因此，一些困难或复杂的信息适合采用书面的形式来表达，如各种书面声明等。 在商务活动中，合同的有效执行是以双方对合同的共同理解为前提的，如果双方的理解存在差异，则必然会导致合同纠纷。 在企业内部管理中，情况也类似。因此，在商务沟通中，重要内容大多采取书面形式，即使采取了口头形式，事后也会通过纪要、记录、备忘录等书面形式加以确认。 （二）确切性 如果在不同的场合与不同的人进行口头交流，即使一个记忆力非常好的人也很难做到每一次的交流都是完全相同的，而书面沟通却可以给每一个人完全相同的信息。 所以在商务活动中，与外部的各种契约、合同和内部管理的各种材料大多采取书面的形式。 有时，书面语可以配合口头表达使用，以书面形式作为口头表达的参考可以减少口误，提高表达的流畅性。 因此，比较正式的讲话、演讲通常先准备好书面材料，之后背诵，或者朗读或作为口头讲话的参考。 （三）严谨性 书面沟通一般属于非同步沟通，信息的发出者和接收者使用信息的时间可以不同。无法得到新信息的及时反馈，发送者必须在发送信息以前进行比较充分的准备、核对和文字修改，以最大限度地减少错误和不恰当的表达方式。 书面沟通还能较好地将非常复杂的材料进行删改、提炼使信息接收者更容易理解。 （四）长效性 书面语言是人类创造文字以后的产物，是文明进步的伴随物，人类的经验、文明历史等，主要靠它记录下来、流传下来。书面语的长效性是口头语、体态语等无法相比，更无法替代的。 书面沟通形式适合于存档、查阅