行政工作的时间管理.pptVIP

一.常见的时间管理误区 事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率 二.时间管理的目标： 加强工作效果 提高工作效率 三.时间管理的三原则 案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。 按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。　 德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。” 第一招：时间计划表 1.结合工作目标作好时间计划表 注意： 60％有计划的工作 20％没有预期的行事 20％突发的行事 第二招：帮助上级跳出时间陷阱 过多的电话 不必要的会议 不速之客 无意义的文件 方法； 过滤 第三招：区分掌控的时间 第四招：每日工作计划表 一日之计在于昨天 明天必须要做的六件重要事情，写下来。 相关工作一并完成。 不作预定表以外的工作。 第五招：减少被打扰的时间 第六招：今日事、今日毕 工作计划表 正在进行的计划，尚未完成的事情。 每日行事历 规定的事项一定完成。 今日不做，明天就后悔 拖延容易变的更困难 第七招：找出上级的最佳工作时间 了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情的在最好的时间 保证1-2个小时的免打扰时间 第八招：养成良好的工作（生活）习惯 平时作事情 注意养成节省时间的好习惯 袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒） 用品放在一个固定的地方（Key ?） 第九招：同时做两、三件事情 同时做两件事情 刷牙、洗脸、洗澡/听新闻 等车或塞车时/看报 开车听演讲或者有声音的录音带 同时做三件事情 走路健身、听 mp3学英语、上班。 人脑一次能处理7件事情 第十招：决不轻易“迟到” 时间没有准时 只有提前 工作时间 业务洽谈 约会 上课 第11招：没定期限就不叫工作 设定期限（双方共同协议） 交办事项、定下期限，按时追踪 指使、要求、命令——书面化 按时追踪 承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。 第12招：整理工作环境 桌面 清除不必要的东西——相片、饰品等。 有用物品定位、编号。 抽屉 立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。 保留的公文，参考资料分别放置。 周围环境 一天三分之一以上的时间。 清爽舒适、工作效率。 工作环境“５Ｓ”管理 整理：区别要与不要的东西，只保留有用的， 撤除不需要的东西； 整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理； 清扫：将不需要的东西清除掉，创造良好的工作环境。 清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作觉得整洁、 修养：通过进行上述4S的活动，让每个都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯。 5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。 第13招：各种文件只看一次 阅读技巧——30％花在阅读上 阅读前——选择阅读材料（1分钟200页） 阅读——改进阅读速度（1分钟500字） 阅读后——用色笔来标记 文件处理只看一次 今天决定不了的明天也一样。 第14招：没有淘汰就不叫档案管理 五分钟内找不到文件 就不是好的档案管理 如果不见了会发生什么样的麻烦事？ 如果不确定该不该“淘汰”？往垃圾箱丢吧。 定期整理、 “淘汰”掉不用的文件。 第15招：学会使用外脑 专家或朋友 好朋友 专家顾问 资源 图书馆。 Internet。 第16招：集合零碎时间做大事 化零为整 25分钟读书法 ——25分/20页/天×600页/月＝24本书/年 每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周) 常规性工作放在零散的时间处理 第17招：勇敢说“不” 您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 轻诺寡信 人生的麻烦有一半是由于太快说“是”，太慢说“不”造成的  比