高效会议管理研究.pptVIP

* 沃尔特 休哈特 80年代质量管理专家，提出 PDCA循环，对一个新项目，新会议有用。计划、执行、检查、处理。 * 议程简单，主题不能多，同时坚持在一开始到结束都坚持一个主题主持人只能一个，发言人熟悉议程，掌握主题，时序和时段 对主题要三审：明确开会的主要动因，确定会议目标，再度审核 * 直接部门是与议题有关，与客户有关，关联部门是能提供信息的，合适人员是能协调，扮成一定角色有利开会的，表达意愿者。 多余的参与者就是多余的时间 * 以最近的会为例做一个自我测试，看看会议代表选择的合理性。 * 会议阴谋也叫利用会议：隐藏议程和主题，表现评测，分阵线 组织聪明， 一种看到无法看到事情的艺术。 * 准备好折中的观点，了解对方，提前想到对方的对策。 * 这是一个离题的听证会，一对一的听证者都同意了涨价。所以主题变了。 * 议程简单，主题不能多，主持人只能一个，发言人熟悉议程，掌握主题，时序和时段 * 限于10人以下，不同的背景，但是有共同点的人在一起。临时负责人，特殊要求，场所安排，鼓励互动召集人注意事项要求。 * 时间成本为机会成本：做某事而放弃做其它事情，减少可能带来的收益 实际工作日为240个工作日*8小时 除以分钟，加上30%的系数，再*人数。 * 需要建立一个钟面对每二个小时时间阶段中最适宜开什么会有个全景图。 * 便于交流，提高精神，调整谈判态势和气氛，严肃，归宿和和谐，不便出去听电话的。 * 门、坐位、灯光，设施 * 表达力是将会议重点、特点等表达清楚，表现力是艺术，是互动关系、个人幽默和风趣，调动情绪。 应对突然的问题，环境的变化， * 召集者超然，负责 权威和决策 如果事业部制的需要更多的协调能力。 * 有时一张纸也可以成为道具 * 再想一下倾听的实习。领导当配角时如何倾听。 * 头脑风暴：陈述观点、记录和分类，评估。同样的方法有名义小组法。记录得越多越好，观点循环。不能反驳。不能评论，层层推进 鱼骨图二头是目标和结果，上下是理由和原因。 * * 为旧东西找到新用途。 * 目标：主题明确，一对一，不以自我为中心，头尾相关 逻辑：清晰，三个层次，并列或递进，不回放 风格：会议中保守型，一致性，简明，图表说话 布局，均衡，对称，一致，不超过25页 色彩,主色调，不超过四种，不要太多图画 过程 ，概念和要领，过渡，重点，不要重复，看着听众，互动 工具，学习先进的方法，基本格调，链接等技术性。 * 秘方是让不应该参加会的人不要来，这是厌会的根本所在。 * 接受异意。判别异意。鼓励异意 讨好上司的问题请大家来解决，是否可以借用别人有权威的力量。否则会议只对一个喜欢被讨好的上司来说是一个橡皮章。只想让别人肯定自己，得到不全面的信息。会议失败。 * 跳议法，休会或者提出其它议题。 * 缺失的拼图用于内部小组会、例会，对迟到者有一个提醒。 30秒电梯法则介绍自己和重要情况。 马斯洛5个层次需求，先问基本需求，再开会。生理、安全、社交、受尊重和自我实现。 有些领导拖会，也是一个会议病。准时结束会议很重要的。有什么方法呢。 * * * * * * * * 4.效果 反馈和实施 会后功 评估工具 责任评估 摩氏评测表 思考 效益面和效率点 * 会议成功的标准 会议基本目标 达成共识 时间地点人员落实 感受 最终决定 决定和决议 执行文件 4.效果 实施和反馈 效率控制 预算和成本 有效的时间 执行的可能性 外界反映 * 会 后 功 文件归档 家庭作业 纪要和信息发布 执行决议和补充资料 必威体育官网网址 会议的会议 评估 第三方顾问 4.效果 实施和反馈 * 评 估 工 具 评估从准备就开始 评估组织和评估参与 对组织者表彰 类似会议的对比分析 问卷和反馈表 支出结算 改进意见 4.效果 实施和反馈 * 责 任 评 估 4.效果 实施和反馈 还有哪些事情 尚未完成 进一步的行动 由谁负责 依据文件资料 慎重准备 记下开会地点 时期和时间 与会议主席 密切合作 会后检查需要 回答的问题 会中需要 担负的责任 会前需要 担负的责任 为什么要 出席此会议 在会上尽量 表达的心理准备 根据个人观点 研究问题 倾听他人的观点 积极发表 自己的见解 关注正在 讨论的事项 这次会达成了 什么结果 * 摩氏评测表 4.效果 实施和反馈 A.发言频率 B.发言长度 C.论据质量和数量 D.意见之清楚程度 E.对他人意见的批评 F.表达能力 G.与会态度 H.与团队互动状况 I.推理能力 J.对议事程序的配合度 K.积极态度 1 太少 2 3 刚好 4 5