会议流程——会后.ppt

会议流程 —— 会后 送别与会人员 安排专门的工作人员，在会场外、宾 馆门口欢迎参会人员离开。 一般的参会者，可安排礼仪小姐或他们工作人员送行；对于身份特殊的参会者（如上级领导）， 则应当安排身份对等的人员送行。 送行时应当充分注意礼仪，向对方表 现出诚挚的惜别之情。 由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。 暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。 暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应当合理安排费用，尽快完成全部工作。 和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，如果是大型会议在短时间内需要大批车辆送站，因此会议组织者应当提前安排足够的车辆和人员服务。 如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。 二、会议费用结算 在会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付，例如会议场地的租赁费用、设备租赁费用、食宿费用、人员劳务费等。在会议结束后安排专门的财会人员办理此项工作。 结算会议费用时应当做到账款两清、准确无误，将相关的票据、合同和账目妥善保管，防止混乱和丢失。参会人员如果需要发票，可以向其开具正规的票据，同时协助酒店办理参会人员的退房手续。 三、收集整理会议文件资料 整理会议文件资料的工作程序? 四、制发会议纪要 五、会议总结 六、会议评估 小组成员 陈梦 陆燕 江卓群 侍晓倩 吕铠旭 谢谢观看 * 一、安排与会人员 安排暂留人员 送站服务 送别与会人员 安排暂留人员 送站服务 会议财务管理的原则： 遵守制度，严格手续 量入为出，收支平衡 精打细算，厉行节约 确定会议文件资料的收集范围 会前准备并分发的文件资料 会中产生的文件资料 会后的文件资料 及时收集会议资料 确保在与会人员离会前全部收齐全 正确选择收集文件资料的渠道 履行严格的登记手续 收集整理过程中注意必威体育官网网址 将收集的文件资料进行登记 向上级汇报汇总情况 甄别整理、分类归卷 卷内文件的排列、编号、编目 填写卷内文件的备考表 拟制案卷标题，填写案卷封面 移交档案室 清理并销毁不再利用的纸张 整理完善会议记录及相关会议文件资料 拟写会议纪要 确定印发范围 接收者确认 领导签字 印刷 用印 分发 归档保存 内容 程序 方法 召开座谈会、表彰会、书面总结 会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后工作任务布置等。 对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发→归档→组织全体工作人员进行总结。 内容 方法 构成有效会议的要素 影响会议效率的主要原因（包括会议的必要性、会议前期准备工作的质量、会议责任分工等）。 在会议结束时,以意见调查的方式进行。主要是设计会议评估效果表格。主要包括会议管理评估表、主持人行为表现评估表、会议工作人员表现评估表。 标准 基本程序 是否达到目标; 会议时间性评估; 与会人员参与会议状态与收获；对会 议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议; 会议服务评估（如会议服务是否到位，会议中的合作精神如何等）； 会议实际费用支出，会议成本评估； 再度召开同样的会议时，继续维持或需要改进的事项。 分析影响会议效果的主要因素 →设计会议效果评估表 →汇总评估结果。 *