《办公自动化技术与应用》-第02章(精).ppt

《办公自动化技术与应用》电子教案 水利水电出版社 第 2 章 办公中的简单文字处理 【本章内容介绍】 本章首先介绍了文字处理的基本知识；然后通过一个简单、实用的某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；最后介绍了公文处理的基本规范，仍以制作上面的“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。 【本章主要知识点】 ?文字处理工作流程 文档的录入与编排 文档的页面设置 文档的打印操作 公文的处理规范 利用向导制作公文 2.1 文字处理软件及其操作流程 2.1.1 文字处理软件及其功能 文件存储 内容编辑 简单排版 输入校验 输出 提供输入／输出接口 对象的嵌入与链接 2.1.2 文字处理的操作流程 2.2 简单文档处理实例——“青年歌手大奖赛”通知的制作 本节以利用Word制作某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，来讲解简单文档的处理过程，主要目的是让读者先对办公文档的处理流程有个全面的认识。比赛通知的文档效果如图2-3所示 : 2.2.1 启动Word并作相关设置 1．启动Word软件 首先通过单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”（具体名称、位置可能因机器而异），启动Word软件。启动后的默认界面如图2-4所示，它同时打开一个空白文档。 2．工具栏的设置 （1）工具栏简介 在Word的默认界面上，通常只存在“常用”和“格式”两个工具栏，如图2-4所示；在工具栏的右端往往还存在折叠按钮，折叠按钮上的双箭头表示还有折叠的工具按钮没有显示出来，单击该按钮可以看到折叠起来的工具按钮。 在Word的使用过程中，各种工具栏上的工具按钮会根据用户的 使用频率出现或者不出现在默认界面上，这体现了工具栏的自适应性。 （2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 在Word的默认界面上，“常用”和“格式”两个工具栏并排在一行，这使得许多工具按钮不能显示出来，这对于初学者往往感觉无所适从。下面介绍两种将二者分开，各自占据一行的方法。 方法一：利用“自定义”命令法 操作时，单击“工具”|“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，在“选项”选项卡中选上“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框。单击“关闭”按钮。使得常用工具栏和格式工具栏在两行并列显示。 第二种方法：拖动“移动控点”法 将鼠标移动到所示 工具栏的“移动控点”上，当光标呈现带箭头的“十”字形状时，拖动鼠标使之与其他工具栏上下排列。 “常用”工具栏与“格式”工具栏上下排列成两行后，工具栏上常用的所有工具按钮将全部显示出来，便于使用者查找、使用。 2.2.2 文字和符号的录入 1．选择汉字输入方法 可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。 2．文本内容的输入 在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是： （1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 （2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。 （3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。 同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。 3．特殊符号的录入 文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：♂、※、◎、№、§等）。 符号的输入方法主要有四种： （1）菜单法：通过 “插入” |“符号”（“特殊符号”）输入。 （2）工具栏法：将“符号栏”工具栏显示在界面上，利用按钮输入。 （3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种　　　　　　　供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。 （4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。 4．文档录入后的联机校对 2.2.3 文档内容的编辑 1．光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。 2．选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。