办公软件应用---Excel基础知识介绍(精).ppt

办公软件应用 - Excel基础知识介绍 演讲：苏良生 MSN：sls_463@ 第一部分 工作簿与工作表的概念 第二部分 窗口(主视窗、菜单栏、工具栏、工作簿窗口) 第三部分 数据输入(加快输入数据的方法、数据有效性) 第四部分 工作簿、工作表窗口管理 第五部分 保护工作簿、工作表 第六部分 图表 第七部分 数据分析(排序、筛选、分类汇总、数据透视) 第八部分 网络应用(共享工作簿) 第九部分 打印(页面设置、分页符) 第十部分 常用快捷键和图标介绍 Excel 电子表格 简介 Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能，还可以制作网页呢…… 工作表与工作簿 工作表(Sheet)与工作簿(Book)的概念 工作簿是Excel使用的文件架构，一个Excel文件便是一个工作簿，我们可以将它理解为是一本活页夹，在这个活页夹里面有许多活页纸，而这些活页纸在Excel中称作工作表 主视窗 主视窗中可显示多个工作簿 主视窗 主视窗由以下组件组成 菜单栏和工具栏：存放所有执行命令的场所 数据编辑栏：输入、编辑单元格数据的地方 名称框：显示单元格位置 状态栏：显示窗口的各种状态信息，包括操作信息、数字状态 菜单栏与工具栏位置调整 工具栏、菜单栏个性化设置 为扩大工作簿的编辑视野，我们常把多个工具栏设在同一行显示，例如常用和格式工具栏设在同在一行内显示 可用鼠标上下拖动工具栏或菜单栏的移动把手 来移动位置，左右拖动两工具栏交接处的移动把手 可调整两个相邻工具栏的显示范围 每个工具栏的尾部有一个下拉选项钮 ，点击可添加或删除该工具栏的按钮，你可打造个性化工具栏；当多个工具栏设在同一行显示时，一般屏幕会显示不下那么多按钮，这时这个工具选项钮会变成 ，你按下它就会发现，那些没能显示出来的工具按钮都藏在这个选项里了 小贴士：并排的工具栏还会根据你每一次的操作，调整工具栏的显示内容，它会将你常用的工具钮提出下拉选项外，直接显示在工具栏上，而将不常用的工具钮慢慢收进下拉选项中。所以过了一段时间，你会发现工具栏非常具有你个性的使用风格哦！(菜单栏也会同样根据你的操作习惯调整显示简易版菜单) 工具栏 视图\工具栏 设置显示或隐藏各种工具栏 视图\工具栏\自己定义可找到更多工具栏，比如组织结构图 任务窗格 任务窗格可以方便你完成几项特定的工作 视图\任务窗格 可显示或隐藏任务窗格 工具\选项\视图\显示(启动任务窗格) 可关闭默认显示任务窗格 工作簿窗口 工具\选项\视图 如果你打开一份Excel文档发现无：行列标号、滚动条、工作表标签、网格线、零值 工具\选项\视图\窗口选项\可设置显示 工作表与工作簿 新建工作簿默认有3个工作表(可按自己需要修改默认值) 1个空白工作表的文件大小为14KB，而3个空白工作表的文件大小为24KB，也就是说即使不填入数据，空白工作表也是占空间的，所以建议删除空白工作表后再保存 新建工作簿内工作表数设置：工具\选项\常规 单元格与单元格位置 工作表内的方格称为单元格 工作表顶端有列标题，左边有行标题，将列标题和行标题组合起来，便是单元格的位置 一张工作表共有256列(A~IV)x65536 行(1~65536)，相当于一千六百多万个单元格 删除：会用相邻的单元格来填充被删除的地方，会影响到其它公式对该单元格的引用 清除：只是将单元格的数据擦掉，不会影响到其它公式对该单元格的引用 加快输入数据的方法1 自动完成(只选用于文字数据) 当你输入数据时，Excel会把当前输入的数据和同列中其他的单元格数据比较，一旦发现有相同的部份，就会为该单元格填入剩余的部份，若自动填入的数据恰巧是你接着想输入的文字，这时只要直接按回车键，就可将数据存入单元格中；反之，若不是你想要的文字，则可以不予理会自动填入的文字，继续输入即可 加快输入数据的方法2 选择列表(只选用于文字数据) Excel会从选取的单元格往上、往下查找，只要找到单元格内有数据，就把它放到列表中，直到遇到空白单元格为止 加快输入数据的方法3 自动填充 可以将数据填充连续的几个单元格；也可以根据单元格的数据，自动产生一串递增或递减的序列 填充控制点：当我们选中某个单元格或范围时，其周围会被粗边框围住，在粗边框的右下角有个小框，那就是填充控制点；显示或隐藏填充控制点：工具\选项\编辑\ 单元格拖放功能 当自动填充结束时，单元格旁边会出现一个 自动填充选项钮，它提供你选择自动填充方式(建立不同的自动填入序列，自动填充选项钮下拉菜单中的项目也会随序列的特性而有所不同) 显示或隐藏自动填充选项：