信件包裹传真收发流程参考范例.doc

﹙學校名稱﹚信件、包裹、傳真收發流程（參考範例） 作業流程 注意事項 收受 信件、包裹：警衛室值班人員 傳真：文書組 登記簿：掛號、限時、包裹紀錄送達時間及領取人 招標文件登記收到時間與送件人後立即送至事務組。 公文傳真視同公文處理。 廣告信函陳列招領。 公務電話記錄。 ↓ 登記 信件、包裹：警衛室值班人員 傳真：文書組 ↓ 發送或通知領取 文書組幹事或工友 私人信函通知老師領取。 公函及公務信件視同公文必須簽收。 ↓ 發送簽收 文書組幹事或工友 掛號、限時、包裹領取時間及領取人員需簽收備查。 第八節 校慶畢業典禮活動請柬及謝函之製發流程（參考範例） 作業流程 參與單位與注意事項 資料名單建立 主任（秘書）：社會名流、社區人士 人事室：退休教師資料 事務組：廠商資料（視各校決定） 文書組：府、局、民意代表、歷任校長 家長會：家長委員資料 校友會：校友名冊 ↓ 名單更新 資料電腦建檔，可隨時更新。 ↓ 請柬內容印製 訓育組擬稿、校長核定、 事務組採購。 ↓ 校稿 訓育組、事務組。 ↓ 寄送 文書組、連絡員 ↓ 賀卡賀電收受 文書組 ↓ 統計並登錄各單位致送之賀卡、賀電、花籃等 文書組會同事務組完成後陳核 ↓ 謝函寄發 謝函樣張先簽核，文書組再寄發 邀請名單由業務單位匯集，儘早擬出，請校長勾選確定，以便估計請柬印製份數。請柬至少必須提前一個星期寄送，重要的貴賓必須一一確認其是否有收到請柬，以免失禮。