纸质文件管理制度.doc

纸质文件管理制度 信息化环境中,企业加强电子文件管理制度建设是提高电子文件质量,发挥信息资源价值的必然之举，下面是为大家带来的纸质文件管理制度 　　 纸质文件管理制度 　　 公司纸质文件归档管理办法 　　 第一章 总则 　　 第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益，把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。 　　 根据《中华人民共和国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例 》的规定,结合我司实际情况，特制定如下纸质文件归档管理办法。 　　 第二条 档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。 　　 在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。 　　 第二章 纸质文件归档的具体实施 　　 第三条 纸质归档文件的收集范围 　　 1.红头文件，如批复、决定、通知等 　　 2.白头文件，如经验介绍、会议材料等; 　　 3.公布性文件，如公告、通告、布告等; 　　 4.记载性文件，如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等; 　　 5.内部使用文件，如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等; 　　 6.报道性文件，如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。 　　 7.证明性文件，如介绍信存根、党组织关系转移证明等; 8.信访处理材料，如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等; 　　 9.契约性文件，如协议、合同、意向书等; 10.登记性文件，如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。 　　 第四条 纸质归档文件的整理注意事项 　　 1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③ 　　 正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件; 　　 ⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。 　　 如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。 　　 2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后; 　　 ⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦文件处理单放在文件前面;⑧汉文本在前,少数民族文本在后;⑨不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。 　　 3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。 　　 分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。 　　 取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。 　　 　　4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。 　　 如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明; 　　 ④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等。 　　 5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。 　　 具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。 　　 6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归