BT交易会策划 方案.doc

备 忘 录 致：万总 由：公关营销部 抄送：张总、、王总监（财务）、王总监（餐饮）、闭总监、高总监 编号: P.S.[2007]27号 日期：200 事宜：交易会公关接待活动策划方案 102届交易会将至，为了在这个万客云集的国际综合性贸易盛会中，为了让来自海内外的宾客享受更多满意和惊喜的服务，公关部将通过欢迎酒会、节目表演等形式，策划了主题为“近者悦，远者来”的公关接待活动，为此提高酒店的美誉度和吸引跟更多的回头客。 活动主题 “近者悦，远者来”欢迎会 活动内容： 欢迎酒会：为答谢参加第102届春交会的中外嘉宾入住华师粤海酒店， 体现我酒店殷勤好客的服务，酒店按惯例举行两期的欢迎酒会。 啤酒花园：为了给宾客提供更多的极致释然的体验，给宾客提供一个放 松心情的环境，按惯例开设“啤酒花园”露天酒吧设施。 活动时间及地点 欢迎会：2007年4月16日 18:00—20:00 2007年4月26日 地点:酒店大堂 3、欢迎酒会活动参与人员 交易会宾客+全体销售人员+服务员+酒店各部门负责人+酒店翻译 4、欢迎酒会活动流程 17：30全体销售人员大堂门口迎宾 17：40播放酒管英文宣传片 18：00宾客进入大堂 18：00天竺少女表演（销售部敬酒、交换名片和节目表演同步进行） 18：20健美操表演 18：30全体销售人员敬酒，与来宾交谈联谊 18：50“欢乐中国年表演 19：00拉丁舞表演(伦巴和恰恰) 19：15-19:40乐队表演 20:00活动结束 五、装饰及布置 1、南门及北门设置活动指引企牌 2、欢迎会主题喷画背景板。（设计稿再附上） 3、酒店电梯内摆放宣传海报。 4、啤酒花园和酒店的外围请参考附件（啤酒花园平面设计图和酒店交易会期间外景布置平面图） 六、方案实施细则 部门 具体事项 负责人 备注 餐饮部 1、4月5日前落实活动菜单报财务部审批。（餐饮成本控制在 2、活动当日16：30前按公关部出示设计图摆放台面、啤酒台。（设计图仅供参考，可根据现场灵活调动） 3、活动当日17：30前安排服务人员准时到场负责当晚酒水补充、服务工作。 4、协助布置，主要是摆台。 5、活动结束，所有物品统一回收。 王总监 此分配细则若有变动，公关部另行知会。 工程部 1、当日17：00前协助公关部完成布置、音响安装项目。音响准备：音响、无线麦2支、麦架一个、投影仪及投影幕一套。 2、活动当天17：30前安排一名工作人员配合公关部作全面检查布置，并全程跟进。具体要求公关部另行知会。 4、布置所需的工程物品由工程部负责申购，如射灯、铁架等。 闭总监 采购部 请于4月5日前落实，根据去年存放的椅子、太阳伞数量，金威啤酒商给予赞助补充，调整桌椅伞。数量将在餐饮部盘点后，餐饮部知会公关部，然后再知会采购部。 陈经理 公关销售部 活动统筹，全面协调总指挥。 活动结束后收集整理名片，并召开工作总结会。 酒会中销售人员与宾客关系组借助契机与客人沟通，并及时解决每天所存在的问题，尽量令客人在下一届的交易会中再次选择我酒店，成为回头客。 4、组织跟车人员每天在馆内停车位等候客人时，派发酒店《交易会服务指南》，适当时向客人索取名片，借此增强酒店知名度，收集酒店下一届交易会的潜在客户资料。 罗总监 活动方案策划及全程实施跟进。 ４月5日前落实演出人员。 落实各参与演出人员的服装道具及进程安排。 落实交易会的全体布置和啤酒花园的布置。 蓝奕升 ４月５日前落实背景板、宣传喷画的设计。 负责当晚活动现场拍摄。 当日16：00准备场地布置。 全面配合实施活动方案。 袁卫国 1、17：30准时到场迎宾 2、及时了解客人的需要。 其他销售人员 财务部 请按方案及考勤表核算演出人员工资费用。 卢经理 培训部 活动全程服务质量督导。 按公关部报表落实演出人员考勤。 请人事部组织参加表演员工做好节目表演的准备（如服装、彩排、排练等），节目为：天竺少女、欢乐中国年和健美操。 胡经理 保安部 1、协调当晚活动车辆停放。 当晚活动安全顾问。 17：00前安排二名员工协助公关部布置、搬运。 活动结束，配合餐饮部回收物品。 梁助理 房务部 前台员工熟悉此次活动内容，并随时向宾客提供活动内容。 向客人推荐各活动，让客人了解活动细节。 当晚活动地毯及卫生工作跟进。 协助提供并布置绿化植物，联系增加6盆散尾葵放于啤酒花园内，增加绿化面积。 协助做好满意度调查。 高总监 陈助理 七、广告宣传及活动预算：此费用预算为活动最高费用，项目确定后费用按执行实施标准核算。 活动食品成本：1500元/晚 场地喷画、气球装饰费用：1000元 外聘演出费用：1300元（两晚） 服装租金：720元 化装品费用：500 公关活动车费：1