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会展业导论配套PPT MEETINGS, EXPOSITIONS, EVENTS, AND CONVENTIONS An Introduction to the Industry (原书第4版) 【著】乔治·费尼奇 (George G. Fenich) 【译】王春雷 第9章 会展活动的策划与实施 本章目标本章的主要目的是帮助读者理解和掌握:协会会议与公司会议在策划中的不同之处; 影响会议目标的动机因素;运用SMART原则,清晰而简洁地写出会议目标; 需求分析的目的;选址的过程; 需求建议书的信息内容; 建立预算目标;评估的重要性; 会议或活动的注册流程; 为会议或活动安排住宿的过程; 会议和活动规范指南的要素; 会前和会后会议的重要性。 9.1 引言 一个会议(活动)专业人员(meeting/event professional)或组织者(organizer)对会展行业的所有所有元素都很熟悉。但是将所有元素组合起来并使之处于工作状态,需要好的计划、组织、指导和控制。为了完成这些工作,组织者需要清楚地明确所面对的群体以及他们的想法和需求。他们是谁?他们为什么来这?然后确定目标,并指导项目在预算范围内满足他们的需求。这就是本章的重点,即会议的策划。 9.2 设定会议和活动目标 会议专业人员首先需要确定的是: (1)活动的对象是谁?(2)活动的目标是什么? 所谓目标(objective):即要努力争取或需要完成的事项,也称为目的(goal/aim)。目标实质上代表了计划过程中的所有要素,会议的目标会影响场所的选定、餐饮的要求、交通细节、沟通渠道,特别是内容安排等,只有这样才会满足参会者的教育、社交、进行商业活动的需求。 9.3 教育的重要性 会展活动的一项重要内容就是提供一个有利于教育的环境。专业资格培训项目可能会在年度会议、区域讨论会上或者通过远程教育如在线课堂或在线研讨会来提供,为不同行业的专业人士提供必威体育精装版信息和继续教育的机会。 9.4 需求分析 作为会议目标设定工作的一部分,必须对需求进行分析。需求分析(needs analysis)是一种确定会议的具体期望值的方法。公司和协会参与者的需求是非常不同的,所以第一步也是非常重要的一步就是询问他们是谁?有哪些需求? 9.4 需求分析 会议前需要了解的相关信息: 过去参会者的年龄和性别; 他们的专长水平——初级、中级、高级; 他们在组织等级中的位置——新入职人员、中级管理人员、高级管理人员; 什么酒店设施更受欢迎?室内泳池、SPA、网球场、健身房、无线网络设施。 参会者是否有特别的饮食习惯,例如犹太食品、穆斯林、素食主义者、糖尿病人、无麸质食品、食物过敏者、或其它医疗食物需求等; 谁付费用?大多数人对于自己付费比公司付费的关注度更高; 参会者会带家属或孩子参会吗 ? 社交机会很重要吗 ? 参会者愿意到多远的距离参会 ? 会有需要翻译服务的国际嘉宾参会吗 ? 需要为残疾人士提供特殊房间吗 ? 希望会议取得什么样的效果 ? 9.5 开发 SMART目标 9.5.1 SMART方法 具体的(Specific):每个目标只涉及一个主题概念。 可测量的(Measurable):必须能够量化或者能衡量目标有没有实现。 可实现的(Achievable):目标有可能实现吗? 相关的(Relevant):这个目标对组织的总体目标重要吗? 与时间相关的(Time-related):目标还应包括何时必须完成。 9.5 开发 SMART目标 9.5.2 会议目标实例 9.6 会址选择 会议选址时间: 按照会议的形式,会址选择工作可能在会议开始前几天、几周、几个月或几年前就开始了。对于大型会议,通常提前3到10年选定一座城市。一些大型协会,如美国图书馆协会(American Library Association)已经确定了未来几十年的会址,但一些小型的公司会议通常会提前几周或几个月的时间。 会议选址考虑因素: 地点的轮换和大多数参会者的位置 成本 旅行模式 酒店或会议设施的类型、会议空间 9.7 需求建议书 会议专业人员可以在初步选定场地和后勤服务后提出需求建议书(Request for Proposal,简称RFP)。拥有超过30家会展行业协会成员的会议产业理事会(CIC)开发了一个标准模板,可供免费使用。 需求建议书有助于酒店测试会议的潜在经济影响以及决定是否投标。 熟悉旅行/实地考察,即采用无成本或低成本的方式考察某地是否适合举
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