公文基本格式与文书制作-人事室.ppt

公文製作與習作 講義大綱 公文規範 公文共同格式~一般公文用語 標點符號 公文寫作要領 公文製作及範例 公文規範 壹、公文的種類計有6種（高應大自創） 一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之 行政規則及人事命令時使用。 二、函：各機關處理公務有下列情形之ㄧ時使用： （一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請答復時。 公文規範 三、書函： 公務還在磋商、諮詢階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函之正式性 。但適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，對行政效率提升有助益。 （一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 （二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用 （三）政府機關答復簡單案情時使用。 （四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用 公文規範 書函的結構及作法： （一）書函文字、用語均比照函。 （二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式– 主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。 公文規範 書函與函之區別︰ （一）使用時機︰公務已達成熟階段時使用〔函〕；尚在磋商 試探階段時使用〔書函〕。 （二）受文對象︰ 〔函〕受文者大都為〔機關〕，對 〔個人 〕亦可； 〔書函〕受文者大都為〔個人〕 ，對 〔機關 〕 亦可。 （三）行文系統︰ 〔函〕行文系統需受層級限制； 〔書函 〕則可直接行文，不受層限制。 （四）署名用印︰ 〔函〕因受行文系統之不同蓋用機關首長職 章或簽字章；〔書函〕蓋機關條戳。 範例 檔 號 保存年限 高雄市ΟΟ國民中學 書函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、E-mail） 100 高雄市ΟΟ區ΟΟ路00號 受文者：高雄市立壽山動物園 發文日期：中華民國00年00越00日 發文字號：ΟΟ字第0000000000號 速別：最速件 密等及解密條件或必威体育官网网址期限： 附件： 主旨：本校Ο年級學生計000人，訂於00年00月00日前往貴園參觀，屆時請派員指導，請 查照。 說明：本案本校聯絡人：ΟΟΟ，電話：0000000 正本：高雄市立壽山動物園 副本：高雄市政府教育局 〈高雄市ΟΟ國民中學條戳〉 範例 檔 號 保存年限 ○ ○ ○ 書函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：承辦人、電話〈（）〉 受文者： 發文日期：中華民國00年00越