大学秘书学概论重点题.doc

第一章 秘书 1.秘书的含义是什么?秘书是一种社会职务或职业,是辅助领导管理,为领导提供服务的工作人员. 2.现代秘书有哪些种类?纵向:按层次分:初级、中级、高级秘书.按辅助功能分:技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书.横向:按服务对象和经济来源分:公务、私人秘书.按不同行业或所属部门分:党务、行政、经济、金融秘书等.按工作内容分:文字(笔杆子)、机要、行政、通讯、事务、信访、生活、外事秘书等. 3.秘书的职业特征?①服务对象多元化②业务工作专业化③工作手段现代化④商务秘书女性化⑤资格认证制度化. 4.秘书学性质与研究对象:①运用性、综合性、政治性、群体性.②秘书人员、工作、方法、环境、领导意图. 5.秘书工作的原则:必威体育官网网址、准确、迅速、实事求是. 6.请示的方法:①对象要准确②内容要单一③时机要适当④形式要灵活. 第二章 秘书机构 1.我国秘书机构的划分:行政机关的秘书部门、公司企业的秘书部门(综合性的、职能型的、专业性的、1到2人秘书办公室)、股份制企业集团中的秘书部门. 2.秘书机构的设置原则:适应性、精简、高效、相对稳定 3.秘书工作的职能:辅助管理职能、综合服务职能(办文,办会,办事服务事物的范围:办理常规事物、随机事物和授权处理事物). 4.授权理事的方法:准确理解领导授权的内涵,明确授权理事的双重角色,与领导者保持密切沟通. 5.如何有效获取信息并利用信息为领导进行适时的沟通协调工作:①分析信息本质,不被假象蒙蔽②提供客观信息,排除信息干扰,保证领导科学决策. 第三章 秘书的素质 1.★秘书职业道德修养的内容:①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习. 2.★加强秘书职业道德修养的途径:①树立“三观”,积极进取②努力学习,完善自我③自我反省,接受监督④加强锻炼,注重实践⑤学会慎独,提高修养. 3.★秘书怎么设计自我职业形象,达到形象与职业、地位的匹配?穿着:有职业特色,简单大方的组合型套装,优雅大方利落,穿带准则(top准则:时间、地点、目的)；仪容→发式、指甲、口腔、面容. 4.秘书的行为举止?站立规范、行走规范、会面规范、握手规范、介绍规范、交谈规范. 5.秘书在交谈中适宜和忌讳的话题?适宜:目的性,内涵性,时尚性,时代性,对象性.忌讳性的话题. 6.秘书应具有什么样的意志?①自觉性②果断性③顽强性④自制性. 7.如何在工作中保持心理健康?①树立自信②不患得患失③制定新计划④正确的人生观⑤适度的抱负水平⑥良好的人际关系⑦调整不良心态⑧参加有益活动. 第四章 秘书的日常事务工作 1.办公环境的优化包括哪些内容?办公环境选址、内部分区、配套设施、选择合理的办公环境、办公模式(开放式、封闭式)、保持办公环境的整洁有序. 2.开放式和封闭式办公的异同?开放式优点:①空间可以根据需要灵活地调整②能够最充分地利用办公空间③有利于上下级互相监督④方便同事间的沟通⑤办公资源充分共享⑥服务集中提供.缺点:①工作的机密性没有保障②员工的工作易被干扰③个人的私密空间没有保障④局部的调整会影响到全局.封闭式优点:①每个部门可以根据自己的需要随时调整办公布局②信息安全性有保障③员工工作易集中精力④员工可以有相对独立的私密空间.缺点:①浪费空间,成本增大②不利于员工间的交流③不利于上下级间的监督. 3.为什么要对办公环境进行安全维护?①组织提供的办公环境要能保证它的工作人员、外来人员的安全,是一项对办公环境最基本的要求②如果组织的房屋、设备造成其中人员的伤害,就会使组织发生医疗赔付、诉讼费用,还要发生设备维修及重置的支出,因设备无法正常运转而影响工作效率③信息的消失和外泄导致企业客户的流失,利润的降低. 4.如何维护办公环境的安全?①保证房屋、设备的安全②保证信息的安全. 5.接听电话和拨打电话的基本步骤是什么?接听电话:①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录.拨打电话:①通话准备②准备拨号③自我介绍④清楚陈述⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录. 6.秘书分拣邮件时应该按照哪些标准进行?①按照收件人分拣②按照收件部门分拣③按照收件的重要性分拣. 7.秘书是否可以开具空白介绍信?为什么?不可以.因为:①一个组织的介绍信是这个组织对外联系的标志,是各部门行使职权的凭证和信息传输的重要途径和形式②严格按规定的权限、传递流程与范围操作是秘书部门和秘书人员的重要职责③因介绍信代表了一个组织的权利和利益,信息是一个组织的生命线,一旦出现问题可能会给单位带来重大大损失. 8.简要说出团体接待的工作程序.①制订接待计划②开展接待工作③善后总结工作. 9.如果由你来迎接多位客人,见面后按照什么顺序握手?先女士后男士,先长辈后晚辈,先上级后下级. 1