大型活动策划和组织的九个关键环节.docx

大型活动策划和组织的九个关键环节 策划、筹备和组织大型会议、活动，是党政机关办 公厅（室）经常会遇到的一项工作， 往往具有重要的政 治意义和极高的社会关注度。大型活动是一项系统工 程，其中，精心的策划和科学的组织是应重点把握的关 键环节。 一、精心策划 策划是为了完成既定目标， 解决特定问题， 借助科 学方法和艺术手段构思、设计、制定工作方案的过程。 做好大型活动需考虑如下策划工作： 一是挖掘深刻的政治内涵 党政机关主办参与的大型活动有别于单纯的商业 活动，除了展示党政机关形象、 倡导模范行为之外， 往往还有传递思想、 表明立场等深刻的政治内涵。 挖掘大型活动的政治内涵就是在策划活动主题、设计活动背 景、构建活动板块、衔接过渡环节的过程中，要以政治 内涵为指导思想和工作原则， 以政治内涵主导构思、 贯彻行动。 有时为了表现或突出活动内涵， 需要围绕主题设计若干主题单元。这些主题单元构成了活动的主体，转化为活动中一个个令人难忘的瞬间。 1 二是构思新颖的活动创意 独特的创意往往能深刻表现特定的内涵， 越是宏大 的内涵越需要通过完整的创意规划和细腻的创意题材 体现出来。当然，锐意创新不等于放任冒险，党政机关 主办参与的大型活动求新求变的前提是安全、 平稳、顺 利。 三是搭建丰满的主题框架 大型活动的主题和内涵确定后， 策划者需要构建合 理、可行的活动单元作为主题的表现手段。 不同的活动单元构成了若干分主题， 并衔接、 缝合为一个丰满的活动主体。 大型活动在强调活动整体性的同时， 必须高度重视不同的活动单元间架结构的合理性及过渡空间的 可通过性。实践中，在活动主题以及活动单元确立后，必须通过实操演练等方式确保过渡的稳定和衔接的通顺。同时，还要考虑过程中可能发生的“意外”情况，通过制定预案防止活动的意外中断。 四是勾勒完美的组织细节 “天下大事， 必作于细。”这句话对于组织大型活动而言有两层含义： 一是活动的规模越大， 控制的环节越复杂，琐碎的细节越多； 二是活动组织得越成功，内容越精彩， 在细微处越见精神。 成功的策划就像是精湛的 雕刻，既要注重整体的把握，更要抓住枝叶的塑造。 细 2 节所勾画出的细腻与精致， 往往能够让人在感受大型活动浓厚氛围的同时，引导人去关注活动中的细微之处，从而给人留下更加难忘的印象。 二、科学组织 组织工作是大型活动的主干， 组织越科学， 内容越精彩。按进程，大型活动的组织可分为不同阶段，各个阶段之间互相支撑又共同作用。 一是充分的可行性研究阶段 举办大型活动， 必须考虑活动是否有必要举办、 举办能否成功、 举办后能否取得预期效果。 在组织活动之前，必须预先对活动能否安全稳妥举办并实现预期效果 进行详细的研究， 以确保大型活动决策的正确。 在广泛、深入调查研究的基础上，不仅要充分论证活动的必要性、可行性，还要对各种活动预案进行比较分析论证， 提早研究活动实施过程中可能遇到的突发性问题， 并准备好周密的处置方案。 同时要高度重视对活动实施后的政治舆论、社会影响、经济效益的科学预测和效果评估。 二是严格的审查批准阶段 大型活动特别是大型文体活动举办前需要取得公 安、文化等部门的行政许可。多数情况下， 由于需要设 置户外大型广告、 搭建大会展台及布线等， 又涉及市政 市容、安全生产、消防等部门的职能。事前要把活动现 3 场的效果图、 平面图、 电路图等递交有关部门审查和批 准，建设过程中还需要这些部门进行安全检查等。 在大型活动中，以上部门的作用不仅体现在行政许可和行政 监督等行政管理方面， 在活动前期的可行性研究和组织策划阶段就有可能已经深度介入。 活动中各部门协同制定有关技术方案， 沟通协调涉及的审查批准事项， 根据不同的行业标准和技术准则， 提出严格的要求， 进而制定科学、合理、可行的大型活动策划方案， 并协同组织实施和监督检查，共同确保活动顺利进行。 三是周密的组织协调阶段 组织协调是大型活动顺利进行的脉络和触角。大 型活动是复杂的开放型系统， 诸多活动板块和环节会产生不特定的沟通对象， 每个对象都要采用相应的方式与之进行有效沟通。 如果某些活动是重复举办的， 例如四年一次的“奥运会” 、足球“世界杯” ，因有成熟定型的技术标准及大量惯例、 先例，基本能够界定好活动项目的目标、 范围和工作模式， 但仍会产生海量的组织协调工作。如果主办的大型活动无先例可循， 组织过程中任何理解上的差异和行动上的不一致都要通过协调和磨 合来达到统一。组织协调貌似简单，实际上相当复杂。 这种复杂性不仅表现在协调层次的多样、 协调主体的众多，还体现为信息在沟通环节的不断过滤和消耗。 因此， 4 大型活动的组织协调工作要特别注意方式方法， 既要有召开协调会议形成的书面文件、会议纪要等正式沟通， 也要有口头表达、邮件联络、电