大学计算机文化基础第4章 Excel 2003.ppt

4．自动求和 求和计算是一种最常用的公式计算，Excel提供了快捷的自动求和方法，即使用工具栏按钮来进行，它将自动对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算。 将光标放在求和结果单元格，使之成为活动单元格，单击工具栏“自动求和”按钮，Excel将自动出现求和函数SUM以及求和数据区域。 单击编辑栏上 “输入” 钮确定公式，或重新输入数据区域修改公式。 在计算连续单元格的数据之和时， 如果在求和区域内单元格中数字改变，Excel 2003 会自动地更新自动求和结果。 4.4.1 使用公式 4.4.2 使用函数 函数是一个预先定义好的内置公式，Excel 提供了近200个函数，并将它们按功能分类，列在“粘贴函数”对话框。 函数由函数名和用括号括起来的参数组成。如果函数以公式的形式出现，应在函数名前面键入等号“＝”。例如，求学生成绩表中的总成绩，可以键入：“＝SUM（G4：G8）” 在函数的输入中，对于比较简单的函数，可采用直接键入的方法。较复杂的函数，可利用公式选项板输入。 公式选项板的使用方法： （1）选取要插入函数的单元格。 （2）使用菜单“插入”→“函数”，或单击编辑栏中的“编辑公式”按钮，显示公式选项板，并同时打开“插入函数”对话框。 4.4.2 使用函数 （3）在 “函数类别” 列表框中选择合适的函数类型，再在“函数名”列表框中选择所需的函数名。 （4）单击 “确定” 按钮，将打开所选函数的公式选项板对话框，它显示了该函数的函数名，它的每个参数，以及参数的描述和函数的功能。 （5）根据提示输入每个参数值。 为了操作方便， 可单击参数框右侧的“暂时隐藏对话框”按钮，将对话框的其它部分隐藏，再从工作表上单击相应的单元格，然后再次单击该按钮，恢复原对话框。 （6）单击“确定”按钮，完成函数的使用。 4.4 数据管理 按数据库方式管理工作表是Excel的重要功能，在数据管理方面提供了排序、检索、 数据筛选、 分类汇总等数据库管理功能。 在 Excel2003 中，能实现数据库管理功能的数据库或数据清单应满足以下条件： （1）工作表的第一行建立列标题， 列标题使用的字体、 格式等应与下面的数据相区别。 （2）同一列数据的类型应一致。 （3）工作表数据区中不能出现空行和空列。 （4）一张工作表只建立一张数据清单。 4.5.1 数据库的建立和编辑 在 Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个数据表，它由字段和数据记录组成。字段就是表格的列标题，数据记录就是表格中各行数据。 1．建立数据库 数据库的建立可以直接输入 ，在工作表的第一行输入字段名，如： “学号”、 “姓名”、 “性别”、“高数”、 “英语”、 “计算机基础”、“总分”、“平均分”，并在字段行的下一行开始逐行输入数据记录。 4.5.1 数据库的建立和编辑 也可以使用“记录单”为数据清单添加记录： （1）单击需要向其中添加记录的数据清单中的单元格。 （2）使用菜单 “数据”→“记录单”， 打开如图所示的记录单对话框。 （3）单击 “新建” 按钮， 键入新记录所包含的信息。 （4）完成数据键入后， 按下 ENTER 键添加新记录。 （5）完成记录添加后， 单击“关闭”按钮完成新记录的添加并关闭记录单。 4.5.1 数据库的建立和编辑 2．查找记录 数据记录由于种种原因， 总存在修改、插入、删除和追加的需求。为了对数据记录进行增、删、改操作，还须首先找到要操作的记录，即记录定位。 如果数据库中的数据记录较少， 可直接移动滚动条查找；如果数据记录较多时可采用条件定位的方法，即根据目标记录满足的条件，查找目标记录： （1）单击查找的起始记录。 （2）单击 “数据” 菜单的“记录单”命令，在弹出的记录单对话框中单击“条件”按钮， 则打开 “条件” 对话框，如图所示。 4.5.1 数据库的建立和编辑 （3）在与条件相关的字段中输入条件值。如；在“姓名”字段输入“黄*”，在“性别”字段中输入“男”表示找姓黄的男同学。 （4）单击 “