大学计算机基础— Windows 7+Office 2010第四章.ppt

4.5 数据管理 默认只有一个主关键字设定，可以在对话框中单击“添加条件”按钮依次添加次要关键字，可以添加多个，具体设置后按“确定”按钮即可。排序时首先按照主关键字排序，对于主关键字相同的记录，则按次要关键字排序，若记录的主关键字和次要关键字都相同时，才按第二次关键字排序，以此类推。 4.5 数据管理 4.5.2．数据筛选 数据筛选的主要功能是将符合要求的数据集中显示在工作表上，不符合要求的数据暂时隐藏，从而从数据库中检索出有用的数据信息。 Excel 2010中常用的筛选方式有：自动筛选、自定义筛选和高级筛选。 4.5 数据管理 1．自动筛选 自动筛选是进行简单条件的筛选，方法如下。 ① 单击数据表中筛选数据区域中任一单元格，此时，在每个列标题的右侧出现一个下拉列表按钮。 ② 单击列中某字段右侧下拉列表按钮，展开的列表中列出筛选方式，如下图所示，可以在下拉菜单对需要显示的项目进行设置，则数据会按所设定条件进行筛选显示。 4.5 数据管理 ③ 如果要取消筛选，单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。 4.5 数据管理 2．自定义筛选 自定义筛选可使用户指定稍复杂的筛选条件，方法如下。 ① 在数据表自动筛选的条件下，单击某字段右侧下拉列表按钮，在菜单项“数字筛选”或“文本筛选”的子菜单列表中“自定义筛选”选项。 ② 在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中填充筛选条件，如图所示。 4.5 数据管理 3．高级筛选 高级筛选可以同时对多个属性设置多个条件，使用高级筛选时，应先在数据之外的空白区设置筛选条件，包含各条件的字段名和条件值，并且字段名要与源数据区中的字段名相同，顺序任意。 首先设置条件区域，该区域至少为两行，第一行为字段名，第二行以下为查找的条件。同一条件行不同单元格的条件为“与”逻辑关系，同一列不同行单元格中的条件互为“或”逻辑关系。条件区域设置完成后进行高级筛选的具体操作步骤如下。 4.5 数据管理 单击“数据”选项卡→“排序和筛选”组→“高级”按钮 ，打开“高级筛选”对话框，如图所示，在“列表区域”中用鼠标拖动选择作为筛选范围的单元格区域，在“条件区域”中用鼠标拖动选择筛选条件所在区域，设置完毕点击“确定”按钮即可在原数据区看到筛选后的结果，如图所示。 4.5 数据管理 4.5.3．分类汇总 分类汇建立在已排序的基础上，将相同类别的数据进行统计汇总。例如：对于学生成绩单要按班级对英语、数学两科的平均分进行计算汇总，操作步骤如下： ① 首先对分类字段进行排序，使相同的记录集中在一起。 ② 单击数据表中的任一单元格。在“数据”选项卡下“分级显示”区域中单击“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框如图所示。 4.5 数据管理 分类字段：选择分类排序字段。 汇总方式：选择汇总计算方式，默认汇总方式为“求和”。 选定汇总项：选择与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 ③ 设置完成后，单击“确定”按钮。分类汇总示例效果如图所示。 4.5 数据管理 4.5.4．合并计算 数据管理过程中，有时需要将几张工作表上的数据合并到一起，如使用日报表记录每天的销售信息，到周末需要汇总成周报表；到月底需要汇总生成月报表；年底汇总生成年报表。使用Excel中的“合并计算”功能，可以将多张工作表上的数据合并。 4.5 数据管理 4.2 数据编辑 4.2.3 数据的复制、移动与删除 1．移动和复制数据 （1）利用鼠标拖动完成：按住左键拖动鼠标，当虚线边框到达目标单元格时，释放左键即可完成移动操作。如果是复制数据，只需按着【Ctrl】键的同时拖动鼠标即可 （2）利用剪贴板完成 ① 选定需要移动的单元格。 ② 单击“开始”→“剪贴板”→“剪切” 或者在单元格中右击，在快捷菜单中选择“剪切”命令 或者按组合键【Ctrl+X】，可以将数据移动到剪贴板中。 ③ 选定目标单元格。 4.2 数据编辑 ④ “剪贴板” →“粘贴” 或者在单元格中右击鼠标，在快捷菜单中选择“粘贴”命令，或者按组合键【Ctrl+V】即可完成移动操作。 复制单元格数据： ① 选定需要复制的单元格。 ② “开始”→“剪贴板”→“复制” 或者在单元格中右击，在快捷菜单中选择“复制”命令 或者按组合键【Ctrl+C】，可以将数据复制到剪贴板中 ③ 选定目标单元格。 ④ “剪贴板” →“粘贴” ， 或者在单元格中右击鼠标，在快捷菜单中选择“粘贴”命令，或者按组合键【Ctrl+V】即可完成复制操作。 4.2 数据编辑 （3）选择性粘贴 在复制后， “开始” →“剪贴板” →“粘贴”按钮下方的下拉列表按钮，在展开的列表中单击“选择性粘贴”选项，弹出“选择性粘贴”对话框。 2．删除数据 删除单元格中的数据只是清除