完善并规范部门、分公司、办事处基础管理的建议.docx

完善并规范部门、分公司、办事处基础管理的建议 为了配合近年来公司的不断发展，组织队伍的不断扩大，进一步提高干部的管理水平显得尤为重要。针对各部门、分公司、各地办事处现行存在的一些基础管理问题，迫切需要整改并规范化，同时也为将来的考核提供了客观依据。 以下是基于分公司、办事处等管理办法中，关于行政管理工作、人力资源、办公事务管理三方面的需要整改的基础事务内容。要求各部门、分公司、办事处针对各内容要求，建立有效机制，设定执行责任人、监督责任人、做好定期的自检与汇报。 工作归类 工作细分 拟定工作内容 执行标准 上报机制 检查周期 行政管理职责 1 环境卫生 对私人办公区域的日常清洁要求与执行 办公卫生：《员工手册》P46-P47 对单位住宿区域的日常清洁要求与执行 宿舍：《员工手册》P60-61 对单位公共区域的日常清洁，进行计划、工作分配与执行 江安（通）字〔2016〕10号《关于规范办公区车辆停放、外来人员的出入登记、公共区域环境保洁的管理通知》 2 公共物件摆放/存放 公司内布置、物件摆放、物件保洁的保洁计划与实施 《固定资产管理办 3 公司出入 员工进出公司的门禁制度管理与监督实施，访客管理措施 1、江安（通）字〔2016〕10号《关于规范办公区车辆停放、外来人员的出入登记、公共区域环境保洁的管理通知》 4 治安保障 针对外派到分公司工作人员的人身安全管理措施与监督实施 应遵循分公司人员管理、宿舍管理等制度的要求 对个人工作外的休息时间，对本人的人身安全负责 公司、分公司派外工作人员的人身安全管理措施与监督实施 《员工手册》P60-61 5 消防保障 公司办公区域、生活区域安全保障措施与监督实施 《员工手册》P46二、办公区域使用和安全防范管理 每月由保安公司填报《消防器材检查情况报告》、提交到安监办公室的表格：《生产经营单位隐患排查治理及相关信息统计分析表》 6 餐饮管理 公司饭堂报餐、就餐、餐具管理、接待管理、活动管理规范与实施 《员工手册》P56-P59 7 公司内部活动管理 活动目的、内容、预算申报，最终费用、总结上报 《员工手册》P42二、活动费用管理 8 车辆管理 分公司常用车辆使用、维保登记 《员工手册》P68-P71 广安（通）字〔2017〕7 号《安邦公司车辆使用管理规定》补充条例的通知 9 印章/公司信件 印章、资信材料、介绍信统一办理与登记 1、《员工手册》P49印章管理规定 2、资信材料、介绍信: 人力资源工作 1 日常考勤 上下班、迟到/早退、请假、加班、倒休制度的执行，人员调任后考勤登记与监督 《员工手册》P32-34、P39 2 人员任免 招聘面试、试用期/转正登记、离职办理、调任人员登记与交接的管理规范 《员工手册》P35-38 3 医疗保险办理 分支机构属下人员医社保购买办理、医疗报销工作的监督实施 4 培训学习 根据公司需要、岗位需要，定期/不定期组织培训学习，并形成记录上报 月度、季度、年度汇报并检查 5 推免奖惩 人员推免/奖惩原因、内容整理并上报 月度、季度、年度汇报并检查 办公事务职责 1 固定资产管理 公司名下固定资产标识与登记，定期上报 《固定资产管理办 财务部制定 2 仓库管理 日常仓库进出物品的调拨与登记，系统管理 《员工手册》P87、《仓库管理流程》、《仓库管理措 财务部制定 3 仓库盘点、登记、补录 《仓库管理措 财务部制定 4 日常财会汇总 申报费用、单据收集、汇总分类、粘贴、呈送 《财务开票流程(201403024)》 财务部制定 5 开办/报销 申报费用、单据收集、汇总分类、粘贴、呈送 《报账流程》、《借款流程》、 财务部制定 6 日常工作汇报 工作小结根据各部门要求，实时有效上报相应部门主管/主管领导 根据部门差异制定执行标准，并上报行政部备案 随机抽查 7 外包服务管理 筛选并上报合资格的外包服务第三方，实时登记任务出勤及完成情况，对误工或超预算的要及时上报 《外判工程流程》 每月汇总并上报本月外包工作完成进度和异常情况