内部控制手册-14.8_应付款管理.docxVIP

14.8 应付款管理 1.1 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX 股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）有关涉及集团采购款项的申请、审批、付 款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程，旨在确保集团按时支付供应商款项，确保应付账款 财务信息真实性以及确保集团资金安全等。 1.2 适用范围 适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度 应付账款管理制度。 1.4 职责分工 商务管理部（或各公司履行此职责的部门）：负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管理和回签采购订单，编制付款计划，提交付款申请。 财务部：负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据商务管理部付款申请和银行结算制度办理应付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性。 1 1.5 流程图 2 1.6 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.8-CT1 确保应付款管理权限明确 经营效率目标 2 14.8-CT2 确保应付款流程中不相容职务分离 资产保全目标 3 14.8-CT3 确保集团应付账款数据真实准确 财务信息真实性目标 4 14.8-CT4 确保款项支付经过适当授权审批 资产保全目标 5 14.8-CT5 确保按时支付应付账款 经营效率目标 6 14.8-CT6 确保退款得到适当审批 经营效率目标 7 14.8-CT7 确保集团预付账款经过适当审批 经营效率目标 3 1.7 控制矩阵 会计报表认定 对应控 关键控 不 相 1 存在和发生 / 真实 风险 控制活 对 应 制 控 制 痕 性；2 完整性；3 权利 会计报表 风险描述 制目标 制措施 关键控制措施 容 职 编号 动类型 度 迹 与义务；4 估价或分 项目 编号 编号 务 摊；5 表达和披露 1 2 3 4 5 14.8-C 14.8-C 应 付 账 应 付 账 物流部负责收料及入库事宜 预防型 款 管 理 款 管 理 T1 A1 制度 制度 应付账款管理权责 应 付 账 商务管理部负责与供应商对账，接收和 应 付 账 不清，导致应付账 14.8-C 14.8-C 款 管 理 14.8- 审核采购发票，管理和回签采购订单， 预防型 款 管 理 款支付管理混乱， T1 A2 制度、部 R1 编制付款计划，提交付款申请 制度 影响集团资金支付 门职责 安全 财务部负责应付账款核算，发票匹配与 应 付 账 应 付 账 14.8-C 14.8-C 款 管 理 管理，并根据商务管理部付账款的结 预防型 款 管 理 T1 A3 制度、部 算，确保应付账款、预付账款的准确性 制度 门职责 4 会计报表认定 对应控 关键控 不 相 1 存在和发生 / 真实 风险 控制活 对 应 制 控 制 痕 性；2 完整性；3 权利 会计报表 风险描述 制目标 制措施 关键控制措施 容 职 编号 动类型 度 迹 与义务；4 估价或分 项目 编号 编号 务 摊；5 表达和披露 1 2 3 4 5 所有材料付款必须按权限审批： 付 款 计 货款支付业务全程 每月 15 号前，由商务管理部根据供应 申请/ 应 付 账 划、付款 14.8- 由一人负责办理， 14.8-C 14.8-C 商的付款条件按付款方式、付款币别、 审核/ 预防型 款 管 理 申请单、 R2 无他人监督检查， T2 A4 付款类型拟制当月度付款计划。急单付 录入/ 制度 付 款 记 导致资金截留风险 款由商务管理部根据采购需求或供应 付款 账凭证 商请款在符合要求下提出支付申请 各职能部门之间无 应付账款对账由商务管理部发起，定期 应 付 账 应 付 账 14.8- 法定期有效地进行 14.8-C 14.8-C 反馈对账信息给财务部，并分析对账差 预防型 款 管 理 款 对 账 R3 应付账款核对，造 T3 A5 异原因、提出解决方案和跟进差异处理 制度 单 成应付款管理混乱 情况 所有材料付款必须按权限审批： 付 款 计 款项支付未经过审 每月 15 号前，由由商务管理部根据供 申请/ 应 付 账 划、付款 14.8- 批，导致集团资金 14.8-C 14.8-C 应商的付款条件按付款方式、付款币 审核/ 预防型 款 管 理 申请单、 R4 流失，影响资产保 T4 A4 别、付款类型拟制当下月度付款计划。 录入/ 制度 付 款 记 全目标 急单付款由商务管理部根据采购需求 付款 账凭证 或供应商请款在符合要求下提出支付 5 会计报表认定 对应控 关键控 不 相 1 存在和发生 / 真实 风险 控制活 对 应 制 控 制 痕 性；2 完整性；3 权利 会计报表 风险描述 制目标 制措施 关键控制措施 容 职 编号 动类型 度 迹