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行政事务指引 本指引旨在让公司每一位员工尽快找到行政事务处理的方法及熟知相关途径。 1. 办公用品申购流程 2 2. 办公设备申购流程 3 3. 电脑软硬件申请 4 4. 公共设施/办公设备维修（借出）流程 5 5. 请 假 流 程 6 6. 出 差 流 程 7 7. 车辆使用流程 8 8. 宣传片播放流程 9 9. 名片印制流程 10 10. 公司信件交寄及收取流程 11 11. 报刊杂志订阅、发放流程 12 12. 增加电话分机/直线电话/网络接口申请流程 13 13. 如何使用分机电话 14 14. 会议室的预订及使用须知 15 15. 多方通话设备/视频设备/投影仪的借用 16 16. 办公室安全须知 17 第 1 页 共 19 页 办公用品申购流程 相关表单： 《办公用品月度申领计划表》 具体流程： 填写《办公用品月度申领计划表》 部门经理 不批准 审核 批准 每月 15 日前交行政文员 在当月 20-25 日间按通知时间 统一到行政部领用 注： 1、办公用品指文具类办公用品； 2、如非特殊情况，不接受临时采购申请，各部门文员及同事做好相应采购计 划； 3、新同事入职，行政部将配备一套常用文具（铅笔一支、中性笔一支、软皮 抄一本、橡皮擦一个、钮扣文件袋一个）即时发放。 第 2 页 共 19 页 办公设备申购流程 相关表格： 《办公设备申购表》 具体流程： 1、申请部门填写《办公设备申购表》； 2、交上级审批。流程：部门经理?分管副总； 3、核准后交行政文员（分机 8000）汇总、采购； 4、行政部在收到审批后两个工作日内下单采购，货到后通知部门领用。 注： 办公设备指：办公仪器、办公家具、办公器材、打印机、复印机、传真机等。 第 3 页 共 19 页 电脑软硬件申请 相关表格： 《电脑及软件申请表》，《资产调配单》具体流程： 一、新员工入职 或 新购电脑/硬件或软件1、 申请部门填写《电脑及软件申请表》； 2、 交上级审批，流程：部门经理?行政部经理?总经理； 3、 行政部在收到审批后两个工作日内寻找供应商，核实价格并下单采购，货到即通知部门领用。 注：申请部门需要至少提前3天申请电脑主机设备，尽早提单，尽快解决。 二、电脑硬件的调配 1、申请部门填写《电脑及软件申请表》，交部门主管审批； 2、交行政部，由行政部通知技术部进行硬件鉴定； 3、行政部据反馈意见进行审批，确定是否需实施调换。并回馈申请部门。 三、调换电脑整机或显示器 1、调换前需先征得行政部同意； 2、由技术人员进行实施调换； 3、申请人员填写《资产调配单》一式两份，分别交行政部及财务部存档 注：硬件维修无须通过行政部，可直接向技术部内部支持人员报障。 4 页 共 19 页 公共设施/办公设备维修（借出）流程 具体流程： 1、办公设备使用过程中出现异常，请通知行政部相关人员（分机 8000）； 2、发现公共设施有损坏，请通知行政部相关人员（分机 8000）； 3、行政部将在 1 天内响应，并尽快派人检查维修。 4、因工作需要将办公设备借离办公区域，需事先到行政文员（分机 8000）处 办理借出登记手续。 注： 1、公共设施指：灯管、天花、地板、地毯、墙、窗、玻璃、洗手间等公共场 地的所有相关设施。 2、办公设备指：办公仪器、办公家具（桌、椅、柜）、办公器材、打印机、复 印机、传真机等。 5 页 共 19 页 请 假 流 程 相关表格： 《员工请假卡》、《产检请假卡》 具体流程： 请假： 1、 员工提前一天到公司前台文员处填写《员工请假卡》； 2、 交上级审批， 请假 3 天以内，由部门经理审批； 请假 5 天以上，由分管副总审批； 3、 批准后将表交还给行政部前台，以备月底结算。 产检假： 1、女职工怀孕 16 周以后，需要按医嘱进行产检者，公司每次给予半天带薪假。 2、员工到前台文员处填写《产检请假卡》，直属上司审批即可。 注： 1、根据《员工手册》：请假需提前一天填写书面申请； 2、病假须出具市、区级医院证明，无医院证明按事假处理； 3、婚假须出具结婚证； 4、丧假仅适用于直系亲属。 6 页 共 19 页 出 差 流 程 相关表格： 《差旅申请表》 具体流程： 填写《差旅申请表》 部门经理 不批准 退回申请人 审核 批准 行政文员填写住宿安排项 总裁审批 退回申请部门 不批准 批准 行政部前台文员(订购机票） 行政部将机票(及住宿)详 情告知当事人 注： 1、因公出差所需的机票及住宿，统一由行政部安排。行政部接到申请单后在 小时内回复情况。 2、如有不需行政部订机票及安排住宿的（如：客户负责机票及住宿费用），仍 需填写《差旅申请表》递上级主管，审批后交行政部，行政部留存作为考勤凭据。 7 页 共 19 页 车辆使用流程 相关表格： 《用车申请变》