万科集团物业信息管理制度.docxVIP

编号 VKWG08-33 名称 集团物业信息管理制度 版本 A/0 第 1 页 共 13 页 编制 更改 审核 批准 生效期 2003 年 2 月 10 日 万科集团物业信息管理制度 1、目的 为了明确集团物业系统信息收集、分析及反馈流程，提高信息管理的透明度 和相关部门的工作效率，避免不必要的信息流失和工作失误，根据《万科集团信 息管理办法》及其补充管理规定制定《集团物业信息管理制度》。 2、范围 适用于集团物业管理部和各地物业公司。 3、职责 3.1 集团物业管理部负责收集、整理、传递和分析各地物业公司反馈的信息，并对各地物业公 司信息反馈的及时性、完整性及质量进行考核，负责整理编辑《集团物业管理月报》。 3.2 各地物业公司负责信息的收集和上传下达，并对信息管理制度提出合理化建议。 4、方法与过程控制 4.1 集团物业各类信息内容列表 1 编号 VKWG08-33 名称 集团物业信息管理制度 版本 A/0 第 2 页 共 13 页 编制 更改 审核 批准 生效期 2003 年 2 月 10 日 类别 信息类名 内容描述 范 围 提交时间 主送部门 抄送部门 反馈时间 物业公司月报 各地物业公司业务动态 各地业务管理情况、客户投诉及突发事件等 每月 10 日 集团物业部 每月 20 日前 定期 前 信息 物业财务信息月报 各地物业公司财务状况 各地物业公司月度财务报表 每月 10 日 集团财务部 集团物业部 前 法律诉讼 即将或已发生的法律诉讼事件 见《集团信息管理办法补充规定》 即时 审计法务部 集团办公室 根据情况 集团物业部 媒体曝光 即将或已发生的媒体负面报道 见《集团信息管理办法补充规定》 即时 集团办公室 集团办公室 根据情况 集团物业部 重大、热点投诉 投诉事由、事态进展情况 见《集团信息管理办法补充规定》 即时 集团物业部 集团办公室 根据情况 入住快报 集中办理入住期间的相关情 集中办理入住期间每天上报，当天入住量少或 即时 集团物业部 集团办公室 根据情况 况、存在或可能引发的问题 无重大问题时，至少 5 天报一次。 即时 一类突发事件 事故、灾祸及其它 见备注 24 小时内 集团物业部 集团办公室 根据情况 信息 媒体采访 采访要点、报道全文 见《集团信息管理办法补充规定》 即时 集团物业部 集团办公室 公司荣誉 公司获得的各种奖励、称号 见《集团信息管理办法补充规定》 即时 集团物业部 集团办公室 新项目拓展 新项目拓展的信息 承接新项目的信息 即时 集团物业部 人事机构变动 人员和机构的变动情况 部门经理以上人员变动、公司办公地点变动、 即时 集团物业部 管理架构模式变动。 管理评审报告 半年和年度管理评审会议报告 管理评审会议纪要/报告及管理评审会议中 即时 集团物业部 根据情况 各议题报告 其它 年度计划和总结 各地物业公司年度总结和计划 各地物业公司年度计划、总结和中长期规划 每年 1 月 15 集团物业部 日前 业务 年度培训大纲 公司年度培训纲要和计划 年度各类人员的培训纲要及计划 每年 1 月 集团物业部 信息 一类突发事件：不仅包括《集团信息管理办法补充规定》中的事故、灾祸外，还包括在辖区内公共区域及房屋毗连部位发生火灾和爆炸，治安事件和刑事事件如盗窃 备注 （不含盗窃未遂），人员非正常伤亡，5000 元以上的物业管理责任赔偿和公司财产损失，公共传媒负面报道等。 二类突发事件：指不含一类突发事件的打破正常的管理或服务秩序，出人意外地发生的具有一定影响或造成人身伤害或财产损失的事件，包括造成负面影响和成功防 范的事件。 2 4.2 信息传递渠道 4.2.1 集团物业管理部负责“物业管理部信息网页”内容的维护，并不断完善相关内容。 “物业管理部信息网”在集团内部工作网站“万网景”上登载。各物业管理单位可使用集团分 配的“万网景”的专用帐号登录并查阅物业管理部信息网页。 4.2.2 各物业管理单位的正式文件和重要信息应通过电子邮件的形式发送到集团物业管理 部文件管理员信箱内（信箱号为：jiangh@），由集团物业管理部文件管理员负责将信 息转发集团相关领导或部门。 4.2.3 集团物业管理部与各地物业公司双方的正式文件和重要信息通过电子邮件的形式发送 到各地物业公司总经理邮箱或文件管理员邮箱内。 4.2.4 集团物业管理部与各地物业公司之间的业务沟通类文件和信息，可通过邮件形式由相 关负责人直接沟通联系。 4.3 信息传递流程 4.3.1 集团物业管理部制定相关的信息报送的统一格式，下发各地物业公司执行。 4.3.2 各地物业公司根据 4.1 所要求的时间，以电子邮件形式发送及抄送相关部门。 4.3.3 即时信息和其它业务信息，由各地物业公司按照本公司相应的格式上报即可。 4.3.4 对