文件管理暂行规定.docx

秦皇岛野生动物园 文件名称：文件管理暂行规定 Q/YSDWY.B05——3——2018 生效日期：2018.7.1 页 码：0/0 版号状态：A1 文件编号：YSDWYBZHGL—305005 文件管理暂行规定 第一章 总 则 第一条 为使公司文件办理工作规范化、制度化、科学化，提高文件办理工作效率和文件质量，保证公司政令畅通，落实工作任务，促进公司业务的顺畅、有序进行，特制订本规定。 第二条 文件办理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行各类文件办理程序，做到及时、准确。 第三条 办公室是文件办理的管理机构，主管和指导公司文件办理工作。 第二章 文件种类 第四条 公司文件分为外部来文、公司发文、内部文件三类。 （一）外部来文为上级单位、不相隶属单位发来的文件、材料。 （二）公司发文为公司对外、对内起草分发的公文。主要有以下种类： 1．请示：适用于公司向上级单位请求指示、批准。 2．报告：适用于公司向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问。 3．批复：适用于公司答复下属单位的请示事项。 4. 通知：适用于转发上级政府部门和不相隶属单位的公文；发布公司规章；传达要求各部门需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。 5．通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 6．决定：用于对重要事项做出决策和安排，奖惩部门或人员，变更或者撤消不适当的决定事项。 7．函：适用于公司和没有隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 8．会议纪要：适用于记载和传达公司重要会议情况和议定事项。 （三）内部文件为在公司内部需向公司领导、部门领导汇报工作、请求指示、批准，向职能部门、协办部门请求意见、建议等起草的文件。内部文件形式统一为“情况报告”。 第三章 公文格式 第五条 公文格式一般为版头、主体和版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 （一）版头 版头是公文首页红色分隔线以上部分。包括份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 1．份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 2．密级和必威体育官网网址期限 如需标注密级和必威体育官网网址期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；必威体育官网网址期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3．紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度，按照份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4．发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；公司的发文标志为“公司文件”。 5．发文字号 发文字号的顺序是：公司代号、年份和文件序号。向上级政府部门的请示、报告用“公司[20XX] X号”；对内、对外发布的通知、通报、批复、函文种发文用“公司字[20XX] X号”。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 6．签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居左空一字，编制在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。 7．版头中的分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 （二）主体 主体部分包括标题、主送单位、正文、附件、成文时间、公司印章。 1．标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题一般用二号宋体，编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形。 2．主送单位是指接受、办理公文的单位。 3．正文 公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行。 3．附件 在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件：1.×××）;附件名称后不加标点符号附件名称较长时需回行时，应当与一上行附件名称的首字对齐。 4．正文末尾署写成文时间，并加盖公司印章。若公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人签发日期为准。成文日期一般右空四字编排。 5．成文日期 成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 6．附件 附件应当另面