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中心工作手册 文件编号：JTYY-ZCGF-03 版次/修订号：01 中心例会会议管理规定 目的 规范中心会议过程管理，形成固定的会议及会议事项跟进模式。 适用范围 本规定适用于中心的周例会与月例会。 定义 3.1 中心例会会议：是指在中心内部定期为了解各部工作进展、解决计划中的事 项而召开的会议。分为周例会与月例会两种。 3.2 会议管理：是指对整个会议的管理活动，含会议室的预约、会议地点与时间 的确定、会议通知的下发、会议设备的准备、会议中的记录、会后纪要的形成与 会议安排事项的提炼、审核与签批、会议安排重大工作事项的跟进与结果反馈等 一系列活动过程。 职责 4.1 秘书处 4.1.1 负责于每月月底 28 日按照月历议程完成下月中心周、月例会会议室的预约； 若周例会会议时间发生调整的，则由对应的会议部门指定人负责另行约定会议室。 4.1.2 负责中心月例会会议通知的下发、会场设备的准备、会议纪要的拟定、会 议事项的提炼、纪要与会议事项的签批与下发、会议事项的跟进等全过程。 4.1.3 负责营运部周例会会议与中心月例会会议纪要的拟定与会议安排事项的提 炼，并落实纪要与会议事项的审批流程、下发及会议事项的跟进。 4.1.4 负责住建集采中心及预付卡与支付业务部周例会会议纪要的形式审核，并 中心工作手册 文件编号：JTYY-ZCGF-03 版次/修订号：01 落实会议重点事项的跟进。 4.2 与会部门 4.2.1 各会议对应部门负责所属周例会会前设备的准备与调试、人员的通知。 4.2.2 住建集采中心及预付卡与支付业务部负责本部门周例会会议纪要的拟定与 会议事项的提炼、报审与下发。 管理内容 5.1 会前准备 5.1.1 会议室的预约：秘书处于每月月底 28 日按照月历中会议安排时间完成下月中心周、月例会会议室的预约；若周例会会议时间临时发生调整的，则由对应的会议部门指定人负责另行约定会议室。 5.1.2 会议通知下发 （1）中心月例会：定于每月 28 日，若因假日或其他事项发生调整，则由秘书处负责草拟通知于会议前一天通知到各位与会人员。（2）周例会 1、会议时间：住建集采中心（每周周一 9：00-10：30）；营运部（每周周一 10：00-10：30）；预付卡与支付业务部（每周周二 9：00-10：30）。 2、上述各部周例会会议时间若发生调整，则由该部门指定会议负责人员负责草拟通知于会议前一天通知到各位与会人员。 5.1.3 会场布置： （1）中心月例会：会场布置与设备的准备由秘书处负责。 （2）周例会：会场布置由各对应参会部门指定会议负责人负责。 5.2 会中 中心工作手册 文件编号：JTYY-ZCGF-03 版次/修订号：01 5.2.1 会议议程：详见附件《中心例会议程》； 5.2.2 会议记录：秘书处负责中心月例会与营运部周例会会议的记录；其他部门则由本部门指定会议记录员完成。 5.3 会后 5.3.1 会议纪要的形成、审核与下发 （1）中心月例会与营运部周例会：由秘书处负责于会后一小时内完成会议纪要的拟定与会议安排事项的提炼，并逐层提报至分管营运部的中心副总与中心总经理审批，待审批无误后下发至各与会人员。 （2）其他部门周例会则由本部门指定会议记录员完成会议纪要的拟定与会议安排事项的提炼，会后一小时内完成转秘处书进行形式审核后再呈部门负责人、中心总经理逐层审批，待审批无误后下发至各与会人员。 5.3.2 会议事项的跟进 （1）周例会事项的跟进：各对应参会部门指定人员对每周会议中安排的事项进行跟进，并于每次会议中进行上周安排事项完成情况的通报。秘书处负责对会议安排重点事项进行跟进，按时间完成节点进行反馈。 （2）月例会事项的跟进：由秘书处负责跟进、落实并按完成时间节点进行反馈。 流程图 6.1 周例会 6.1.1 营运部 中心工作手册 文件编号：JTYY-ZCGF-03 版次/修订号：01 6.1.2 业务部 中心工作手册 文件编号：JTYY-ZCGF-03 版次/修订号：01 6.2 月例会 中心工作手册 文件编号：JTYY-ZCGF-03 版次/修订号：01 表单记录 7.1《会议纪要》 7.2《会议工作事项汇总表》 8.相关文件（无）