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总务采购品管理规定及流程
管理编号:LAM/SOP-12-01
版次号: A/0
页号 : PAGE 3/2
作成部署:人事总务课
改定履历表
版次号
修改日期
修改页码
修改内容
修改理由
作成
确认
承认
A/0
2011-1
无
无
新规作成
发放范围:
1.目的
1.1为加强本公司低值易耗及固定资产品的管理;规范领用、申购,提高利用率。特制定本规定。
1.2对采购过程进行规范和控制,在确保采购产品符合要求的前提下,降低采购成本。
2.定义
总务采购品是指:非生产用的日常消耗品、办公用的固定资产、耐用品。
消耗品:指日常办公用具、清洁用具等低值易耗品,
如:打印纸、抽纸、纸杯、便条纸、信纸、信封、档案袋(盒)、笔记本、铅笔、橡皮、刀片、笔芯、胶带、大头针、图钉、环形针、长尾夹、钉书钉、透明胶、双面胶等。
耐用品:是指在日常使用中较一般消耗品不易消耗用品。
如:餐具、笔筒、水笔、圆珠笔、美工刀、直尺、白板笔、荧光笔、修正带/液、胶水、名片册、剪刀、订书机、起钉器、打孔机、计算器、纸篓、卷笔刀、印章、印泥、资料存储夹等。
固定资产:是指办公家具、IT设备、办公自动化、电气设备、等
如:打印机、电脑、电话、办公桌、凳子、保险柜、档案架、车辆、冰箱、监控器等
3.范围
此规定仅适用于总务定义所指的采购物品
4办公用品预算和计划
4.1日常消耗品采购:人事总务课实行办公用品预算制度,各部门根据本部门的消耗其使用情况,按月做出下月办公用品的需求计划,在每月初5号前提交到总务担当处。人事总务课统一购置、登记发放,建帐立卡,帐物相符。
4.2固定资产的采购:使用部门根据需要;填写固定资产申购单,并明确购入日程,固定资产申购需得到总经理审批
4.3耐用品采购:原则上耐用品与消耗品采购预算、流程、一致,特殊情况下需行政总监审批
4.2原则上人事总务课备留部分常用消耗品库存,以备不时之需。
5.办公用品申购流程
5.1消耗品及耐用品的采购流程
5.1.1各部门指定内务担当
5.1.2部门内务担当根据部门需求填写购入申请
5.1.3
5.
5.
5.1.6
5.1.7供应商发货至公司后人事总务担当负责对购入物品验收、验收单保管,
5.1.7除5.1正常流程申购外,人事总务课不再受理其它方式申购。
5.2固定资产的采购流程
5.2.1固定资产申请人必须是科长及以上管理人员
5.2.2部门申购人到人事总务课领取固定资产申购单,
5.2.3申购单必须明确产品数量、用途、购入日期以及预计使用经费,提交部门长审批、行政总监审核、总经理批准
5.2.3 审批程序完成后,部门内务担当将申请表提交人事总务担当。
5.2.4人事总务担当收到申购单后,联系指定供应商送货;并明确到货时间
5.2.5供应商发货至公司后人事总务担当负责对购入物品验收、验收单及报修卡的保管,
5.2.6人事总务课根据《固定资产管理规定》对固定资产进行标号、存档等相关业务
5.2.5人事总务课完成相关规程后通知申购部门对固定资产领用
6.供方的选择评定及成本控制
6.1 供应商产品质量达到采购要求的质量。
6.2 具有一定的销售规模,具备提供稳定产品的能力,以满足交货期和质量的要求。
6.3 价格在公司可接受的范围内从优择廉,货比三家择优录用,从质量、价格、交货期的对比中选择优者,并给予最大配套份额。
6.4每种产品应选定两个以上的供方,以利竞争和适应市场变化要求。
6.5通过样件的认可和提供相关资料的供方。
6.6初次选定的供应商以三个月试用期为周期,通过对交期、质量、价格的审核最终确认是否签订长期合作关系
7、供应商的管理分类
为确保供的方专性业及提供可靠的优质服务,根据产品性质明确指定相应供应商,大致分类如下
7.1日常消耗品指定供应商
7.2办公自动化产品指定供应商
7.3固定资产指定供应商
7.费用的管理及结账方式
7.1与客户签订协议合同;每月初用汇款的方式结算上个月的账款
7.2申购费用由人事总务课统一填写报销单,按照各部门申购费用分摊到各部门。
8.相关表单
<部门购入申请书>
<固定资产申购表>
<付 款 申 请 单>
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