档案数字化与数字档案馆(室)建设.ppt

* 电子文件归档（七） 准确性原则（真实性原则） 1972年2月21日毛泽东会见来华访问的美国总统尼克松 * 电子文件归档（八） 完整性原则 国家标准《电子文件归档与管理规范》规定：完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌，应该归档的全部电子文件。 完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背景、结构）信息。 * 电子文件归档（九） 可用性原则（有效性原则） 《电子文件归档与管理规范》规定：有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 电子文件的非直读性决定了电子文件必须依靠其生成的软件环境还原显现，即使电子文件存储的载体完好无损，也有可能因其生成软件已经过时淘汰而无法还原显现电子文件内容信息或出现显示出错的问题。如旧录像带 安全性原则 通过检测，确保文件不带有病毒及木马等恶意代码 * 电子文件归档（十） 可用性的反面例子 1975年能够读取美国1960年人口普查数据的计算机仅有2台；目前，100万份美国越战档案的计算机索引已经无法读取；美国国家宇航局自1958年以来的多数研究报告正不断受到威胁。 早期的超星文件格式 早期WPS、LOTUS-123文件格式 * 电子文件归档（十一） 保证准确性的方法 与纸质档案一样，需通过技术手段和管理制度予以保证，权限管理、数字证书等手段 保证完整性的方法 包括归档记录单位真实全貌的全部电子档案，电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损 保证可用性的方法 长期保存系统，格式转换（信息损失）尽量保证长期可读，使用通用标准（PDF/A），存储载体选择，本地备份、异地备份，数据迁移 * 电子文件归档（十二） 电子文件的归档方式 逻辑归档：在计算机网络上进行、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档：把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程，归档前后电子文件的存储位置发生改变。以网络传输方式进行的归档称在线归档，以介质传递方式进行的归档称离线归档。 电子文件归档的文件格式 * 电子文件归档（十三） 归档范围 电子文件归档范围、保管期限和密级划分参照国家关于纸质文件材料归档范围、保管期限和密级划分的相关规定执行。 归档时间 逻辑归档可实时进行，物理归档既可实时进行（在线归档），又可按照纸质文件的规定定期完成（离线归档）。 * 电子文件归档（十四） 归档文件格式 原格式归档保存：注意加密文件需解密后归档，电子签章需归档原文件 “信息固化”归档保存：把格式化文本、电子表格文件统一转换为图像文件，将其元数据的动态元素“固化”后归档 转换为版式文件（PDF、OFD或CEB格式）归档：效果和转换成图像文件效果一样，但在利用方面具有优势，版式文件中的文字信息可以直接检索、复制，便于利用 * 电子文件归档（十五） 归档整理分类方法 归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同，可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。 归档电子文件以件为单位整理，同一全宗内的电子文件在大类类目下按照“年度-保管期限-机构（问题）”或“保管期限-年度-机构（问题）”等进行分类。 * 电子文件归档（十六） 归档整理 归档电子文件的著录，包括档案编号（全宗号、目录号、案卷号、件号等组成）、题名、责任者、日期等著录项，大部分可通过系统自动提取。 电子档案目录与电子文件建立关联，电子档案与纸质档案同时归档。 * 电子档案管理（一） 几个常识 管好电子档案需要电子档案管理软件，手工管理电子档案难以满足国家档案局的要求，难以满足现实档案管理对“收、管、存、用”的各方面要求。 使用电子档案管理软件，不等于减少档案管理的工作量，需从综合管理效益、今后管理效率、检索方便等多方面看待。 * 电子档案管理（二） 几个常识 电子档案管理软件是信息管理软件，具备通用的“增加、删除、修改、查询、统计、安全管理”等方面的功能需求。 电子档案管理软件具有行业特点，删除、修改少，查询多，权限控制要求高，注重长期保管和长期可用。 * 电子档案管理（三） 电子文件的准确性（真实性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。 电子档案管理系统的安全保护等级共分五级： 自主保护级 强制保护级 监督保护级 指导保护级 专控保护级 * 电子档案管理（四） 电子档案管理的安全策略 物理隔离技术措施：网络隔离措施，如扫描加工网络与档案管理系统使用的网络不能有物理连接、涉密信息网络与互联网不能有物理连接，黑客威胁无处不在，美国国防部、NASA都无法杜绝。离线备份 数据管理安全措施：合理设置系统操作人员权限，系统运行维护权与数据