秘书实务接待工作.PPT

主人 2 1 3 4 5 6 7 第一主人 2 6 7 3 1 5 8 4 第二主人 4 8 第一 主人 1 2 3 5 6 7 第二 主人 宴请座次排定图 1.桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有讲台 时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。 （桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。 2.座次排列： 只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐第二 主人右侧，4号来宾坐在第二主人左侧，其他来宾依次就座。 参观安排和组织举办舞会 参观安排要结合来访客人的目的、意愿、兴趣和要求进行安排。 注意事项： （1）精心选择参观点、反复预看路线，做好参观考察的各项准备工作。 （2）明确领导和随行陪同人员。 （3）做好宾客在外的相关服务工作和联络协调工作。 （4）协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理。 （5）安排好沿途解说人和解说向客人进行介绍和讲解。 组织举办舞会 （1）举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：00—10：00。 （2）安排参加舞会的男女人数要相当。 （3）舞会期间，男士要主动请女士跳舞，女士可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不能拒绝。 合影座次排定 合影就座安排：居前为上、居中为上、居左为上 （1）来宾合影和与上级领导合影排列顺序不同. （2）与来宾合影时：一般由主人居中，主人右侧为上，合影时，两端均由主方人员把边。 （3）如果是上级领导来视察，要将所有合影人员排出次序，有座位的要贴上座签。合影时保证主要领导居中，通常排单数就座， 2号人员在领导左侧，3号人员在领导右侧，以此类推。 摄影师 主 5 宾 4 主 3 宾 2 主 1 宾 1 主 2 宾 3 主 4 合影座次图 乘车位置的排序 乘车位置的排序 乘坐轿车有专职司机开车时，司机的右后方为上座。其次是正后方。 如果是主人自己开车，主人的右侧（副驾驶）为上座 乘坐中大型面包车时，司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他位置，前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。 第一节 前台接待工作 第二节 团体接待工作 第四章 接待工作 第一节 有朋自远方来， 你一般如何接待？ 请大家完成P76,接待能力测试， 看看你是优秀的接待人员吗。 知识与技能 二、接待基本程序 （一）基本环节 （二）有约接待 1.迎候客人 2.引导客人 3.灵活处理 4.送别客人 （三）无约接待 1.了解来意 2.分流处理 3.送别客人 （四）相关事宜 1.交换名片 2.做好记录 一、接待准备工作 （一）心理准备 1.以诚待客 2.主动协助 （二）物质准备 1.环境准备 2.用品准备 实训1：迎接招待客人 一、实训目标 通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。 二、实训背景 一天，张洁正在整理下周开会的资料，总经理打电话 请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人，请客人坐电梯到公司所在的十六楼，并将客人带 到会客室，为客人倒茶，请客人看公司的宣传材料。 三、实训内容 按照实际情况演练迎接招待客人的基本方法。 四、实训提示 1．做到“3S”，正确握手 2．问候客人 3．引领来访者的方法 （1）引领客人 （2）进入会客室 4．请客人乘坐电梯的方法 实训2：恭送客人 一、实训目标 通过本实训掌握恭送客人的一般方法。 二、实训背景 这天上午，张洁陪同张总经理接待了一个重要客户公 司的一行三人，这三个客户是与张总经理预约好的。宾主 双方进行了友好的会谈之后，张洁又陪同张总将客户送走。 三、实训内容 按照实际情况演练恭送客人的基本方法。 四、实训提示 1．前台秘书一般不负责送客，因为有接待者在陪同客人。 在接过客人交回的名牌后，前台秘书应该向客人表示感谢： “谢谢您的来访，请慢走。” 2．办公室秘书需要帮助送客。要先提醒客人检查有无东西 落下。一般送到电梯前或楼梯口。要帮助客人按电梯的按钮， 等客人上电梯后，微笑着向客人挥手告别，等电梯门关上后再 离开。 3．和上司一起送客时，无论行走站立，都要比上司稍后一 两步。在需要开门或按电梯按钮时再赶上前去。