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全 宗 号 125　 年 度 2011　 保管期限 永　 页 数 15 室编件号 1　 馆编件号 　 机构(问题) 办公室　 全宗号 目录号 案卷号 件 号 责任者 文号 题 名 日期 页 数 开 放 备 注 第五步：编目 归　档　文　件　目　录 10 10 10 1 2 3 2011年大事记 [与十三陵镇签订的土地征用协议]2011000025 10 8 办公室 办公室 财物科 125 125 125 e e 1、有文号照实录入；2、没有为空。 不足8位用0补齐，没有月份排在年末 没有具体日期的排在月末 自拟题名加[ ] 电子文件标识，有填写e，没有为空 空 用8位阿拉伯数字表示，不能出现 、或 — 等 第六步：填写备考表 盒内文件情况说明 说明人: . 年 月 日 备 考 表 张三 2012 4 5 主要填写本盒内文件的缺损、修改、补充、移出销毁等情况。（协议与补充协议可相互指引） 由档案员签名 填写装盒日期 第七步：装盒书写盒面、盒脊 同一年度内，同一保管期限下，按照室编件号的顺序装盒，装满为止，每盒的最后放上一张填写完整的备考表。 北京市昌平区十三陵特区 2011 永久 办公室 1 10 125 第八步：打印目录并编号 归档文件目录打印输出，形成永久、30年、10年三本目录，分别用阿拉伯数字在右下角流水编制页号。 全宗号 目录号 案卷号 件 号 责任者 文号 题 名 日期 页 数 开 放 备 注 归　档　文　件　目　录 10 10 10 1 2 3 2011年大事记 [与十三陵镇签订的土地征用协议]2011000025 10 8 办公室 办公室 财物科 125 125 125 e e 昌环发[2008]25号 20 可以直接用计算机打印输出 社区文书档案培训 2017年4月 主 要 内 容 一、收集工作的内容 二、件的概念 三、整理 一、收集工作的内容 按照归档制度的要求，结合社区文件材料归档范围和文书档案保管期限表中规定的内容，接收本社区需要归档的文件。 1、明确文件材料的不归档范围 ①无查考价值的文件：临时性的文件或外机关抄送本单位参考的文件。 ②重复性文件：同一文件的重份文件，一般文件的历次修改草稿、复制本等。 2、明确文件材料的归档范围 本单位形成的文件材料是归档重点内容。 参照本单位制定的《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限表》 二、件的概念 件——归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件；文件正本与定稿 为一件；正文与附件为一件；原件与复制 件为一件；转发文与被转发文为一件； 文件可有不同的稿本构成一件。会议记录、简报、信息等可合订视为一件，也可以各为一件。 请示为一件；批复为一件；发文稿纸及有 领导重要批示或有处理结果的文件处理单 与被处理文件合为一件；报表、名册、图 册等一册(本)为一件。 三、立卷归档整理流程 1、分 类 2、排列装订 按成文日期分开年度 分开机构 划定文件保管期限 3、编 号 4、加盖填写归档章 全 宗 号 　 年 度 　 保管期限 　 页 数 　 室编件号 　 馆编件号 　 机构(问题) 　 5、编 目 6、填写备考表 7、装盒并填写盒面盒脊 8、归档文件目录打印编号 9、填写目次表 10、装订归档文件目录 第一步：分类 采用年度——保管期限——机构分类方法 首先要按成文日期把年度分开； 其次分开机构，就是把文件按办公室、宣传科等科室分开。 第三划定文件的保管期限。依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表来划定每一份文件的保管期限。 把每一个机构的文件分为永久、30年、 10年三个不同的期限。 第二步：排列装订 首先，排列同一份文件的不同稿本。排列次序为：发文稿纸（文件处理单）、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件。 装订：归档文件以件为单位装订。已装订完整的文件可以保持原状。文件一般采用左侧两钉装订方法，较厚的文件也可以三孔一线装订法。 左上角一订 左侧两订 三孔一线装订(正面) 反面系蝴蝶结 其次，排列归档文件的顺序。每一 个机构内按问题结合时间排列。 介绍信、信息、会议记录、简报等的 合订文件，排列时以最后一份文件的 形成时间为此件的形成日期。 会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件一般可按时间顺序集中排列在最后一份文件的时间位置，但每一份文件各为一件。 没有具体月份的文件排在年末，没有具体日期的文件排在月末。 在同一年度内，同一保管期限下，机构之间顺序排列，大流水编号。不同年度，重新起号。