包裹收发管理制度.doc

台州乐斯泰电子有限公司 信件包裹收发管理制度 版次/修订次：A/0 编号：TZLST-001-2008 共2页 第1页 1 范围 1.1本制度规定了公司内各部门信件、包裹接收、寄送管理内容。 1.2本制度适用于公司各部门公务信件及业务往来包裹收发寄送的日常管理。 2 职责 行政部负责公司信件包裹收发的日常管理及寄送费用的审核、报批工作。 3 引用标准 反恐验厂《外来包裹信件检查程序》 4 管理内容及方法 4.1外来信件包裹接收管理 4.1.1外来信件包裹由公司值班门卫负责接收，接收时应认真检查信件包裹的完好性，并查看包裹内是否有易燃易爆或其他违禁危险品，在确保信件包裹完好、安全的情况下及时转交收件人。 4.1.2门卫接收信件包裹时应办理好登记手续，认真填制《外来信件包裹检查登记表》，转交信件包裹时及时办理收件人签收手续，并将快递底单留底备查。 4.1.3值班门卫在接收信件包裹时，首先应确认是否是到付件，如是到付件，应及时通知收件人签字确认，并将签字确认的快递底单交行政部以便费用审核结算。 4.2信件包裹寄送管理 4.2.1供方选择 行政部根据派送信件包裹的种类、寄送地、时效性及价格高低选择寄件供方，行政部及时了解快递市场的服务及价格行情，按照“货比三家”原则适时选择派送单位。 4.2.2公司付费件的种类 A、销售部：报关资料、签板确认样及客户样、内销宣传资料、与美国公司及福州公司往来样品及业务开展需要物资等。 B、技术部：开发产品及配件的测试样。 C、品管部：产品认证测试样及有关文件。 D、行政部：与政府部门机关单位有关业务往来文件。 E、采购部：小宗物资采购提供的样品及资料。 F、公司高管层公务办理有关文件及资料等。 说明：以上物件寄送面单上须有分管人员签字确认有效，原则上以上物件的寄送由公司付费，各部门本着节约费用开支的原则，在寄送时尽可能地与收件方协调办理到付。 4.2.3公司付费需要审批的信件包裹种类 销售部：内销提供给代理商的样品等。 采购部：大宗物资采购提供给供方的样品及资料等。 台州乐斯泰电子有限公司 信件包裹收发管理制度 版次/修订次：A/0 编号：TZLST-001-2008 共2页 第2页 财务部：销售发票等。 其他：4.2.2条规定以外的物品寄送。 说明：审批权限归口公司分管副总或总经理。 4.2.4其他公司员工私人物品寄送，行政部可以帮助联系快递公司，由员工现金支付快递费用。 4.2.5行政部接到快递任务后，及时联系快递公司，审核快递面单的填制情况及包裹的包装 方法是否合理，并及时秤重或核重，核算费用，不得出现徇私舞弊，不负责任的估重估算情况。 4.2.6秤重或核重应与快递公司业务员当面办理并交接，在面单上详细记录重量或长宽高体积重量，并与快递业务员签字确认。 4.2.7信件包裹发出后，行政部应及时登记《信件包裹收发清单》，详细登记表单中有关内容及费用项目，以备寄送过程的跟踪和费用结算核查，并将快递底单按照快递公司及日期分类整理留存，以作费用审核及请款的依据。 4.2.8结算审核 快递公司费用结算时应出具详细的结算清单，行政部予以审核无误后，通知快递公司开具《货物运输发票》或其他统一发票，报分管副总及总经理审核审批后办理付款手续。 5 附则 5.1 从标准实施之日起凡信件包裹收发过程控制与本标准不一致的以本标准为准。 5.2 本标准的解释权属行政部。 5.3 本标准的未尽事宜由行政部负责修订。 编制/日期： 审核/日期: 批准/日期: