基于商旅管理系统的差旅费用控制.doc

基于商旅管理系统的差旅费用控制 ——以Z公司为例 陈小鹏/ 陈小珍 【专题名称】 管理科学【专 题 号】C3【复印期号】2011年11期【原文出处】《 财务与会计：理财版》(京)2011年7期第44～46页【作者简介】陈小鹏，桂林电子科技大学信息科技学院，江西现代职业技术学院；陈小珍，桂林电子科技大学信息科技学院，江西现代职业技术学院 ????有研究表明，差旅费用是企业的第二大可控费用并呈日渐增长的趋势。能否对差旅费用进行有效控制直接影响到企业的赢利能力。本文结合商旅管理系统的功能，对企业运用该系统进行差旅费用控制、降低差旅管理成本并提高企业工作效率和员工满意度这一新的财务管理模式进行探讨。????一、企业传统差旅业务管理存在的问题????一是核心业务投入被削弱。传统的差旅业务过程，往往由企业内部专门的部门或人员完成选择差旅交通工具、住宿和餐饮地点、安排差旅行程、落实款项的支付并办理费用报销等。差旅业务一般都不是企业的核心业务，企业在上述业务过程中的投入在一定程度上削弱了企业的核心能力。????二是内部运营成本较高。在选择差旅服务的供应商时，同一差旅业务会因企业规模和管理水平的不同形成不同的“采购价格”。企业为寻求最佳的“采购价格”，往往需要设立专门的机构认证和选择差旅服务的供应商，投入相当的人力物力控制差旅支出等，导致内部运营成本相对较高。????三是差旅业务过程不透明。由于出差员工与企业信息不对称的原因，虽然有大量企业通过预算管理等手段进行事前和事中差旅费用控制，但员工的差旅费用是否合理，管理部门往往难以核实。????二、商旅管理系统????商旅管理系统是为了满足差旅活动需要，提供与差旅活动相关的商务旅行资讯、工具和外延服务平台的开放式IT系统，该系统利用较先进的数据分析功能，能规范差旅行为，降低差旅成本。????(一)商旅管理系统的对象和内容????商旅管理系统的对象就是基于出差业务过程中需要的和生成的信息。在越来越频繁的商旅活动中，商旅管理的业务内容也逐渐深化并形成了较全面的解决方案，如机票预订、全天候紧急服务、VIP服务、酒店预订、会议服务、机场服务、办理签证、行程安排与接送、差旅费用管理咨询、差旅行程信息报告、差旅费用第三方预付、差旅管理的外包等。值得关注的是，一些业务规模大、管理规范的公司越来越多地选择将自己的商旅业务外包给专门的商旅管理公司，以实现管理上的便利和差旅成本的降低。????(二)商旅管理系统的功能????商旅管理系统的主要功能模块包括商旅信息查询、商旅资讯发布、用户管理、用户积分礼品兑换管理、客户在线订单管理、第三方支付接口、业务流程管理、邮件及短信通知模块、政策比价查询管理、客户服务跟踪管理、系统配置与设置管理等。商旅管理系统的功能在随着管理需求的提高而逐渐完善，如越来越多的商旅管理系统提供了较强的智能型分析报告功能，能提供多维度的管理分析数据，在标准报告的基础上不断优化，甚至可以根据客户的需要定制管理报告(需要很强的云计算的能力支撑)。????三、Z公司运用商旅管理系统的实践????(一)Z公司运用商旅管理系统的背景????Z公司是一家跨国电信设备制造企业，公司在全球设有107个分支机构，与140多个国家和地区的500多家运营商建立了业务关系。公司2010年的合同销售规模达1000多亿元人民币，其中一半以上的销售收入来自国际市场。在Z公司逐渐走向国际化的进程中，公司差旅费用是除人力成本外的第一大费用，有超过40％的海外员工每天都在“天上飞”。公司每年10多亿元的差旅费中，有4.5亿～5亿元的费用用于购买飞机票。每天出差的人员众多，国际机票较昂贵，为合理控制机票费用，财务部门和相关一线市场管理部门先后出台了关于机票管理的规范，但事后根据财务部门对员工的调查反馈，员工对公司预订机票的流程有颇多意见，认为预定流程长，报销手续复杂，领导也认为控制差旅费的效果不明显。????在综合分析企业差旅费费用结构、多方调查业务人员的实际差旅行为后，在借鉴国外跨国企业的管理实践基础上，Z公司开始依靠自身的较先进的技术创新能力，建立了属于自己的差旅管理平台，并逐渐发展成为Z公司的商旅管理系统。????(二)实施商旅管理系统的过程????1.联通网络报销系统和商旅管理系统????Z公司本身具备较强大的内部网络系统，尤其是其网络财务系统实现了预算管理的控制职能。在此基础上，Z公司将差旅费用的发生源头放在商旅管理系统中，将网络报销系统和商旅管理系统之间联通，共享了人员信息和预算管理控制规则，把差旅管理的相关标准纳入到商旅管理系统中，成为IT自动控制。????2.分步骤实施商旅管理系统订购机票????Z公司通过和已有的机票供应商和外部商旅管理公司(如携程、美国运通)进行