管理体系文件编写学习课件.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 落实手册编写的工作组织 最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题； 各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求； 应有一个熟悉标准、熟悉组织实际、责任心强，文笔好的统稿人。 （1）内封面：组织名称、标题、编号、版次、控制号； （2）批准页：声明手册是HSE管理体系的纲领性和证实性是全体员工必须遵守的法则，是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字，批准发布日期和实施日期。 （3）范围：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域； （4）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等； （5）组织概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。 管理手册的结构与内容 （6）手册说明：涉及手册本身的信息应包括： 现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容； 简述手册确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括换版的审定方法； 简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容； 负责手册实施人员的批准签字； （7）术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义 管理手册的结构与内容 （8）方针和目标：明确提出组织的方针目标，明确方针目标的策划、提出、评价、发布、分解实施与考核评审； （9）组织机构、职责和权限：明确本组织内部机构设置(可给出组织机构图)、各职能部门职责权限(可给出职责分配图)、隶属工作关系； （10）体系要素描述：是对HSE管理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等；同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。 （11）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料(包括程序文件一览表、作业文件一览表、记录一览表和手册更改记录表、HSE管理方案清单、重要危害与环境因素清单、在用法律法规标准目录等)。 管理手册的结构与内容 手册的批准、发布和控制 1 2 手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论，然后批准发行。 经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证组织每个使用者都熟悉手册中与其有关的内容。 程序文件的作用和要求 程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。 1 2 每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节。 程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程度。 3 程序文件实质是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。 4 5 W 1 H原则 What 做什么 Who Where When Why How 谁做，谁检查评价 在哪里做 为什么做 什么时候做 怎么做，依据什么，用什么方法 程序文件编写前的准备 现行文件的收集与分析； 收集组织现行的各种组织标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”性质，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。 职能完善和职责、权限的确定； 落实程序文件编写的工作组织； 编制程序文件明细表。 编制程序文件明细表 一个组织程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好； 每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的HSE