合同协议检查报告.doc

《合同协议管理办法》执行情况检查报告 一、基本情况 根据“制度流程检查计划完成率”的指标要求，审计部于2011年11月29日，对公司采购部、业务部DCCM/ISO-ZC-076-04《合同协议管理办法》的执行情况进行了检查，同时，对2011年8月24日《合同协议管理办法》制度检查中各相关部门的整改情况 二、检查结果 1、合同协议形式、内容和审批签订流程的规范性： （1）抽查了采购部2份一级分销协议、3份单笔购进合同和2份预付款协议。我们发现：2份一级分销协议都有部门经理的签字审批、3份单笔购进合同都有采购主管和部门经理的签字审批，均符合签订审批流程。但是3份单笔购进合同均是采用的对方的格式文本，发货、验收和违约责任方面的约定都不明确，不符合《合同协议管理办法》第5.2.2条、第5.2.3条的规定。2份预付款协议的审批流程均没有主管副总签字，只有主管副总口头授权部门经理的签字。同时，检查换货协议方面的情况发现，目前采购部对于小额而非长期合作的单位间的换货是以传真件作为换货协议，但对于长期合作的单位间的换货仍没有书面换货协议。另外，我们特别对《武汉九鼎药业有限公司购销合同》和《湖南省金利隆药业有限公司购销专用合同》两份合同的履行情况进行了检查，发现：《武汉九鼎药业有限公司购销合同》是2011年9月29日签订，标的为414000元。采购部于10月份对该单位付款719027元。经了解得知：其中305027元属于换货，该部分没有相关协议。《湖南省金利隆药业有限公司购销专用合同》是2011年10月10日签订，标的为12450元，付款方式为：销完付款。首先，该份合同的填写不完整、不正确，货物名称是“氯霉素滴眼液”， 规格为“8ml：12mg”，单位为“支”，数量为“12900”，金额为“12450元”，但“单价”和“件数”栏都是空白。据此，该货物的单价为0.097元/支，这与实际购进价格0.55/支是自相矛盾的；其次，通过到储运部查询入库单，我们发现：2011年10月份公司购进入库氯霉素滴眼液18000支，应付货款为9900元，根据合同约定的“销完付款”，我们从采购部了解到，该18000支氯霉素滴眼液已经销完，但是至今公司仍没有付款。另据我们核对采购部11月份的付款预算，对湖南省金利隆药业有限公司截止10月31日2.75万元的应付，却只做了1万元的预算，这也违反了DCCM/ISO-ZC-114-02《采购付款申请审批流程》第1.1条的规定，与合同协议约定的付款时间和付款方式存在很大的差距。这种习惯性的违约行为，虽然表面上为公司延长了付款周期，但是一旦发生争议，我方将要承担迟延付款和支付利息的违约责任，增加不必要的成本，得不偿失。此外，此次检查中我们发现存在很多厂家超过承诺期限未返回合同的情况，如：广东生命一号药业有限公司的二级分销协议和马鞍山丰原制药有限公司的一级分销协议，台帐上登记分别盖章于2011年3月10日和2011年4月20日，但是厂家至今仍没有将盖好章的协议返回到我公司。虽然合同管理员每个月都在跟催，但是却没有好的效果。我方先行盖出章去，且业务已经发生并在延续，却无据可查，这不仅违背签约的目的和意义，更容易滋生风险。 （2）抽查了业务部4份授信销售合同和2份输液分销协议。我们发现：协议都是采用的公司的格式范本，形式内容都很规范，值得肯定。但是通过向合同管理员了解得知：授信销售合同的签订审批没有全部经过部门经理的书面确认，有的只要业务员签署名字、部门经理过目后同意即可，并没有实施书面审批程序，这不符合《合同协议管理办法》第5.3.5.2条的规定。另外，本次检查中发现，业务部已经建立了对应的合同用章审批登记，且抽查签订合同的业务员都有书面的授权委托书，相比上次抽查中的不足，还是有较大的改进。 2、各相关部门的整改情况： （1）采购部：针对“盖章后当天就归档的协议不做用章登记，当天客户还未反馈的才做用章登记”的问题，本月已整改，合同管理员对盖章的合同协议都做了台帐登记，对返回和未返回的部分做了区分标记，并列明承诺返回的时间。针对“合同协议台账存在着未登记合同签订时间”的问题，本月已整改，所有的合同协议都补录了“协议签订时间”。但是，上次检查中出现的“换货没有签订书面换货协议”和“预付款协议没有经过主管副总签字审批”的问题，还是没有任何改善，结合此次检查，抽查的换货单位依然没有签订书面协议，预付款协议也只经过部门经理审核签字。这两个问题是每次检查时都违反制度的项目，希望采购部能引起足够重视，调整相关程序，按照制度要求执行到位。 （2）会计核算部：上次检查时对该部提出是否对往来单位发出对账函的情况做一个电子台账予以登记的建议，会计核算部予以采纳。在本月的检查中，我们看到会计核算部对账组考虑非常周到，不仅设计建立了《对账单收取登记表》，并对