第四章会展项目实施和控制.ppt

第4章 会展项目实施和控制 本章导读 本章介绍会展项目实施的管理过程，明确会展项目监督与控制的作用和原因，叙述在会展项目实施过程中如何监督控制项目进度，明确控制范围，控制质量，以及撰写会展项目报告的原则、要求和内容，目的是使读者对会展项目控制的实施有进一步的认识和了解。 4.会展项目实施和控制 4.1会展项目监督与控制的目标 4.2会展项目报告 4.3会展项目控制 4.1会展项目监督与控制的目标 4.1.1会展项目监督与控制的意义 4.1.2会展项目控制的类型 4.1.3会展项目控制的基本程序 一、会展项目监督与控制概述 会展项目监督与控制：是会展项目管理的基本职能之一，是对会展组织内部的管理活动及其效果进行衡量和校正，以确保会展组织的目标以及为此拟定的计划得以实现。 二、会展项目监督与控制的意义 在现实中，由于会展项目的独特性，其目标、要求很难完全按计划进行，即使事先经过周密的计划，在实施过程中仍难免会出现意想不到的情况和各种困难，使项目不能按照原计划进行，因而出现偏差。 控制过程是管理过程的最后一个阶段，对组织实施过程能否与计划方案相一致起保证和监督作用。控制的有效与否，直接关系到管理系统能否在变化的环境中实现管理决策及计划制定的预期目标。 因此，会展项目控制就是监督和检测项目的实际进展，若发现实施过程偏离了计划，就要找出原因，采取行动，是项目回到计划的轨道上来，如果偏差很显著，则须对计划做出相应调整。 三、会展项目控制的内容 （1）会展项目范围控制 （2）会展项目成本控制 （3）会展项目进度控制 （4）会展项目质量控制 （5）会展项目沟通控制 （6）风险控制 会展项目控制的类型 1.前馈控制 2.反馈控制 3.同期控制 会展项目控制的基本程序 1.确定控制标准 2.衡量成效 3.分析偏差并予以修正 会展项目监督与控制的目标 1.确保会展项目的成本在预算范围内； 2.确保会展项目的进度在计划范围内； 3.确保会展项目的质量达到计划目标。 总之，控制的目标就是要保证会展项目达到预期的目标。 4.2会展项目报告 一、会展项目报告及种类 （1）会展项目报告 （2）会展项目进展报告 （3）会展项目进展报告的类别 二、会展项目进展报告的编制 1.会展项目进展报告所涉及的主要内容 (1)自上次报告以来的主要成绩 (2)项目实施的当前情况 (3)上次报告所列出问题的解决情况 (4)项目当前存在的问题或预计会出现的问题。 (5)计划采取的措施 (6)项目变更 (7)下一报告期的项目进展情况预期 二、会展项目进展报告的编制 2.会展项目进展报告编写的依据 (1)项目计划 (2)工作结果 (3)其他项目记录 三、会展项目信息管理 信息管理包括以下程序： (1)信息搜集 (2)信息整理 (3)信息发布 (4)信息利用 (5)信息的储存 4.3会展项目控制 4.3.1会展项目范围控制 4.3.2会展项目进度控制 4.3.3会展项目质量控制 一、会展项目范围控制概述 会展项目范围：指为了成功地实现项目目标所必须完成的、全部的工作。 会展项目范围主要包括：参会者、参展商的确定、专业观众的确定、合适的营销战略的制订、会展后勤服务提供者的确定、会展现场管理以及会展总结、评估等。 项目的内外部环境总是在不断的发展变化之中，项目难免也发生各种各样的变化，这些变化包括：项目范围、进度、质量、风险、人员及合同等方面，并对其他方面产生一定的影响。 二、会展项目范围变更分析 项目变更的因素主要包括5个方面： （1）项目要求发生变化 （2）工艺技术变化 （3）人员变化 （4）项目设计变化 （5）经营环境发生变化 三、会展项目范围管理计划的更新 一般来说，对于计划的调整可能包括以下几种情况： （1）重新设计项目范围管理计划 （2）重新安排项目进度 （3）重新分配资源 四、会展项目范围控制 (1)参与人员范围控制 (2)营销战略控制 (3)后勤服务控制 (4)现场控制 一、会展项目进度控制的含义 会展项目进度控制：指对项目各实施阶段的工作内容、工作程序、持续时间和衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施，以确保项目进度计划总目标得以实现。 在会展项目实施过程中，需经常检查项目的实际进展情况，并与项目进度计划相比较。 二、会展项目进度控制的内容 (1)准备阶段进度控制 (2)实施阶段进度控制 (3)后续阶段进度控制 在项目进度控制时必须明确，计划不变时相对的，变化时绝对的，制定项目进度计划所依据的条件也在不断变化。 三、会展项目进度控制方法 (1)记录项目的实际进度 (2)进度偏差分析 (3)项目进度计划更新 一、质量控制的内容及意义 质量控制：是会展实施活动中一项极其重要的控制活动