78档案管理制度.doc

PAGE PAGE 1 档案管理制度 编 号：QDJS-ZD-078 版本号：A/0 主责：综合管理部 编写：樊文博 审核：孙华明 批准：孙华明 实施日期：2013/05/25 1 范围 本制度适用于青岛建设集团有限公司总部、分公司。 2 定义 档案,是指本单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。 3 职责 3.1 总则 1) 成立以分管档案工作的领导为组长，以综合管理部档案部门为核心，以青岛建设集团各部门、分公司、项目专（兼）职档案员为成员的档案管理网络体系。 2) 所有员工对公司归档文件材料的齐全、完整、准确、系统均负有相应的责任。文件材料的收集、归档工作应列入到各部门的管理程序、职责范围和岗位责任制中。 3.2 总部档案管理部门职责 1）贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作各项制度； 2）统筹规划并负责档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、开发利用、编研工作，确保档案材料的完整、准确与安全，积极主动地为公司各项工作服务； 3）根据各部门年度工作实际，有针对性编制年度档案归档范围，并以青岛建设集团文件形式下发每一个部门，作为其归档工作的标准和考核依据。对案卷质量和移交时间进行控制； 4）对青岛建设集团公司各部、分公司文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行监督、指导； 5）参加公司科技成果鉴定、购置设备开箱与基建、工程项目竣工验收工作，对有关文件材料的完整、准确情况进行监督； 6）每年对分公司档案工作进行检查；及时向国清控股集团有限公司及其他主管部门报送档案工作检查通报。 3.3 各分公司档案管理部门职责 1）贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全分公司档案工作各项制度； 2）负责档案材料的收集、整理、保管、统计、利用、编研工作； 3）每年负责向青岛建设集团档案部门移交分公司大事记、组织沿革； 4）参加本单位科技成果鉴定、购置设备开箱与基建、工程项目竣工验收工作，对有关文件材料的完整、准确情况进行监督； 5）对本单位各部门文件材料形成、积累和立卷归档工作进行监督、指导； 6）监督指导所属单位（含市外、境外单位）的档案工作； 7）配合青岛建设集团档案工作需要，做相应工作。 3.4 档案部门负责人工作职责 1）组织贯彻执行国家、省、市及行业有关档案工作的法律法规和业务标准； 2）负责公司档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作，负责档案编研工作； 3）对档案管理人员的工作情况进行检查指导，组织公司档案管理网络人员进行业务学习培训，并对文件材料归档工作进行监督检查，组织对所属单位进行档案工作检查，起草档案工作管理文件； 4）改进和完善工作制度，不断提高工作质量和服务水平，切实为公司的各项工作服务； 5）及时总结部门工作情况，向分管领导汇报档案工作，提出档案工作的意见和建议。 3.5 档案员工作职责 1）贯彻执行国家、省、市及行业有关企业档案工作的方针政策、法律法规和业务标准，在档案部门负责人领导下开展工作； 青岛建设集团档案的收集、整理、统计、认定、管理和利用工作； 3）根据分工做好对各部门及所属单位档案工作的监督、指导； 4）参加公司开箱与基建、工程项目竣工验收工作，监督指导有关部门加强有关文件材料的前期控制，保证其齐全完整、系统准确； 采取有效措施，确保档案的安全管理，最大限度地延长档案使用寿命； 6）牢固树立为服务意识，及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。 3.6 部门归档人员、各项目部资料员工作职责 1）认真执行档案工作的法律、法规及公司档案工作各项制度； 2）负责本部门各类纸质文件材料、电子文件材料（包括电子数据录入）的收集、整理、立卷、归档工作，做到归档文件材料完整、准确、及时、规范； 3）参加本公司组织的业务培训及其他有关档案工作的各项活动。 4 档案工作的主要任务 按照一定的原则和要求，科学地管理档案，积极地开发档案信息资源，及时、准确地提供档案为本单位的现实工作和长远发展服务，便于各项工作的利用。 5 档案管理原则 5.1 实行档案综合管理，分级实施；集中汇总，分别存放；由谁产生，由谁负责；定员定岗，分级考核的管理原则。 5.2 各部门、机构和有关人员负责文件材料的收集、整理、归档，并定期向档案部门移交。任何人不得拒绝归档。 6 档案管理工作 档案管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节。收集是起点，利用是目的，整理、鉴定、保管和统计是业务建设，在业务建设中整理是中心环节。（详见流程2） 6.1 收集 把分散在各单位和个人手中的档案，以及散失在国外的历史档案，按照国家规定通过归档、接收和征集等方式，分别集中到各级各类档案室（馆）。 6.2 整理（编目） 是把零散的和需要