镇江港务集团有限公司协同办公系统使用管理办法.doc

PAGE 镇江港务集团有限公司协同办公系统使用管理办法 为规范集团公司协同办公系统（以下简称“OA系统”）的使用和管理，确保OA系统安全、畅通地运行，充分发挥系统的作用，提高工作效率，特制定本管理办法。 第一章 总则 第一条 集团OA系统提供的主要功能包括： 1、协同办公（包括“工作流程”栏目）； 2、公文管理（包括“发文管理”、“收文管理”功能）； 3、电子邮件（包括“内部邮件”、“企业邮箱”功能）； 4、信息发布（包括“信息资料”栏目）； 5、内部交流（包括“单位主页”、“论坛”栏目）； 6、常用工具（包括“RTX腾讯通”功能）； 7、其他。 以上功能旨在实现集团公文、信息的无纸化传输以及内部信息的交流共享，规范工作流程，提高机关办公效率。 第二条 从2010年6月1日OA系统正式运行之日起，集团内部原则上实现无纸化办公，集团总部的所有文件均应以电子文件形式运行。除对外报送文件、发函、存档等可根据需要印制少量纸质文件以外，集团机关内部、集团总部与基层单位之间一般不再进行各类纸质文件的交换传递。集团总部的各类通知公告、新闻、信息资料等应通过OA系统及时进行发布。 第二章 职责 第三条 集团信息中心是OA系统的技术支持部门。 负责该系统的维护和管理，保证系统安全，为集团公司用户使用OA系统提供指导、培训和技术支持服务，协助各部门（单位）工作流程的定制、推广、使用、优化。 第四条 集团办公室是OA系统的监督管理部门。 负责制定收发电子公文与信息流转的管理制度与具体工作规范，负责集团首页板块的调整与定制，负责OA系统推广应用的督查督办。具体负责“通知公告”内容发布。 第五条 集团发展计划部负责“信息资料”子栏目的建立与优化，统筹确定机关各部室需要发布的项目。 集团党委工作部负责“我的论坛”板块的建设与维护管理。 第六条 集团机关各部室对集团公文流程以及本部门管辖范围内的所有项目（包括工作流程、信息资料、单位主页）等负有推广应用责任。各单位对本公司内公文流程、单位主页项目等负有推广应用责任。 第七条 在某一具体工作流程的流转过程中，发起部门（单位）和主办人员应根据公文的缓急程度，主动对所发送公文的接收情况进行检查，并负责对该流程的全程流转进行催办，发现问题及时与有关人员联系。 第八条 集团各部门（单位）应确定本部门（单位）OA系统推进员1名并报信息中心备案，如遇人员变化需及时知会信息中心。 各部门（单位）系统推进员的职责是： 1、负责指导本部门（单位）OA系统的日常运行； 2、负责OA系统运行与集团信息中心的各类衔接工作； 3、负责反馈OA系统在本部门（单位）使用过程中出现的问题。 第九条 集团机关各部室、各分、子公司负责人、基层单位二级机关负责人应熟练掌握发文、转发、签呈等流程，避免误发、错发情况的发生。所有OA系统用户应加强操作学习，熟悉OA系统使用管理规定。 第三章? 系统管理 第十条 各部门（单位）下列事项，应由本部门（单位）系统推进员负责通过OA系统流程向集团信息中心提出申请，经审核批准后具体办理。 1、各部门（单位）新进人员需开设新用户帐号； 2、原用户出现变更、撤销等需在OA系统中做相应处理； 3、本部门（单位）OA用户因岗位调整需调整权限； 4、本部门需新增或变更工作流程； 5、部门（单位）电子印章新制或变更。 其中，部门（单位）新制、变更电子印章的，需经集团办公室批准同意。 第十一条 OA系统用户在本人办公室工作时间内应保持开机登录OA系统状态，所有OA系统用户必须尽可能坚持每天上、下午登录系统查看文件各一次（建议一上班时间），保证及时查看通知公告、待阅文件、邮件，及时处理待办文件。如果因未阅读而造成工作延误，相关责任由本人承担。 OA系统用户如因出差等原因无法办理文件，应指定授权的公文代办人代为办理或通过外网远程访问直接办理。外网远程访问OA系统的登陆方式为： ?,也可通过登陆集团公司门户网站后点击“协同办公”链接来远程访问OA系统。 第十二条 集团电子公文文种、格式、内容等的审核把关由发文主办部室负责，电子公文要力求细节规范，发文拟稿中，正文与附件的字体、字号为仿宋、小三号，标题的字体、字号为黑体、小二号（或三号），行间距设置为固定值25。 第十三条 集团总部层面的收文，如有电子文件则按电子公文流程处理，如无电子文件则暂仍以纸质文件传阅。 集团总部层面无法通过网络对外抄、报的各类公文，承办部室应及时以纸质公文形式寄送相关单位。 第十四条 各基层单位要充分利用OA系统接收、转发集团电子公文以及上报本单位电子公文与签呈，本单位内部要尽可能减少或取消各类纸质文件的交换传递。各基层单位接收电子公文要按常规收文方式进行登记。 各单位在公文、签呈流转