检测行业程序文件之采购与供应商管理程序(1).doc

采购与供应商管理程序 1. 目的 为保障公司采购工作有序、便捷、高效运行，进一步规范公司采购审批流程并对其进行集中管理，确保采购产品符合规定要求；进一步规范并有效控制对检验检测准确性有影响的外部服务和供应品的采购（包括消耗性材料），确保检验检测数据的准确性。保质保量完成采购保障任务。我们本着以产定购、预算审批、计划采购的原则制定本制度。 2. 适用范围 适用于公司生产性物资（检验/测试仪器设备等固定资产及消耗性材料）和非生产性物资（办公设备等）的采购及支持服务等，其统分为以下三类： 3. 定义 3.1大宗采购 单笔采购总额合计高于10000元（含）的服务和固定资产及耗材。 3.2日常采购 单笔采购总额低于10000元的服务和固定资产、办公耗材。 3.3紧急采购 水电抢险、活动实施、设备维护运行、意外事件等过程中急需物资和服务采购。 4. 职责 4.1使用部门的职责 4.1.1按需申报，填写《服务、物资申购表》； 4.1.2按需申领，填写《物资申领单》； 4.1.3所购物资的验收，填写《物资验收单》； 4.1.4物品质量改进的建议权； 4.1.5按需制定月度、年度需求计划。 4.1.6审核新立项项目采购的可行性和必要性； 4.1.7审核物资质量标准或技术指标； 4. 1.8辅助、指导物资合理使用，避免浪费； 4.1.9帮助、指导制定和实施节能降耗计划减少物资采购支出，达到降低成本的目的； 4.2行政人事部的职责 4.2.1按时收集、整理使用部门需求计划，制定月度、年度采购计划；审核月度、年度采购计划和采购预算；签订大宗采购框架合同及存档； 4.2.2寻找合格供应商并进行询比价，询比价过程需记录并存档，填写《商务洽谈记录单》； 4.2.3组织大宗采购和紧急采购及实施日常采购； 4.2.4组织验收到货物资，填写《物资验收单》； 4.2.5保障采购物资与需求相匹配； 4.2.6保障采购物品较高性价比； 4.2.7保障采购时效性； 4.2.8建立健全采购台账； 4.2.9积极配合上级督导、检查； 4.2.10履行外部服务单位能力评价程序，填写《外部服务单位能力评价记录》； 4.2.11履行供应商评价程序，填写《供应商评价记录》； 4.2.12建立年度合格供方档案，填写《XX年度合格供方名单》。 4.3子分公司负责人职责 4.3.1对日常采购工作全面负责； 4. 3.2审批日常物资采购计划； 4.3.3审核大宗物资采购计划； 4.3.4管理采购预算合理实施； 4.3.5监督检查日常采购工作落实情况； 4.3.6不断督导采购工作改善。 4.6财务部职责 4.6.1审核采购预算； 4.6.2监督预算合理使用； 4.6.3超采购预算预警； 4.6.4办理物资出入库手续； 4.6.5建立健全出入库台账； 4.6.6指导合理编撰采购预算； 4.6.7指导建立健全规范台账； 4.6.8提供月度预算使用情况汇总报表，作为制定下一步采购计划的依据； 4.6.9支付采购款项。 4.7总公司技术总监职责 4.7.1审核年度采购计划； 4.7.2审核新立项采购项目； 4.7.3核定物资技术指标及质量标准。 4.8总公司总经理及总经理授权副总经理职责 批准物资采购计划。 4.9质量负责人职责 负责维护本程序的有效性。 5. 采购方式的适用条件 5.1采购项目达到500万元（含）人民币或董事会批准的符合公开或邀请招标的项目适用于公开、邀请招标； 5.2采购项目在10万元（含）人民币以上至500万元（不含）以下的适用于竞争性谈判； 5.3 采购项目在5000元（含）人民币以上至10万元（不含）以下的适用于询价采购； 5.4采购项目在5000元（不含）以下的适用于单一采购。 6. 工作程序 6.1服务和物资采购过程流程图（以子分公司采购为例） 6.2外部服务和物资供应需求、采购计划 6.2.1子分公司采购 a使用部门根据工作需要结合库存情况提出外部支持服务和物资供应的需求申购申请，本公司技术负责人审核后，报行政人事部，行政人事部拟定外部支持服务和物资供应的采购申请，总经理批准。 b.子分公司需求计划批准后，报总公司行政人事部，行政人事部部根据需求计划、价格、渠道、采购方式等条件制定采购计划或是内部调拨，行政人事部部主管副总审核后，转总公司财务部审核数量、金额，报总经理批准。 6.2.2总公司采购 a.总公司使用部门根据工作需要结合库存情况提出外部支持服务和物资供应的需求申购申请，报使用部门主管副总批准。 b.总公司使用部门主管副总批准后，如果是日常采购，应及时实施具体采购工作；如果是大宗采购应转总公司行政人事部，行政人事部继续组织具体的采购工作。 6.2.3紧急采购 紧急采购物资和服务总金额在2000元（不含）以下的，子分公司电话请示当地公司总经理同意批准即可执