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PAGE PAGE 1 电子档案管理的几个关键问题和对策分析 　　摘要：随着电子档案日趋普遍，电子档案的管理问题也就逐渐突出，电子档案具有那种不安全的变化因素呢？对于这些关键问题和变化因素，应该有何种管理的对策呢？本文将针对此作出分析和研究。 　　关键词：配网工程；管理办法；设备管理 　　一、前言 　　信息数字技术掀起了一场传统档案工作的革命，档案工作迈向了现代化信息化的时代，传统纸质的档案保存有着其保存困难的弊端，而电子档案则比传统的纸质档案保存时长和方便程度好几倍，所以电子档案已经取代了过去的档案方式，但是迎面而来的是对于电子档案的管理工作问题，是否电子档案就是十全十美的呢？显然不是。下面是目前电子档案管理中主要出现的几个关键问题。 　　二、目前存在的关键问题 　　1、格式问题 　　电子档案的接受和存放有着信息格式的问题，在部门单位的档案移交的时候，通常都需要一套纸质档案以及电子档案，譬如住房建设部门，就需要建设单位向城建档案馆移交工程纸质档案的同时有一套电子档案。而在电子档案形成之前，单位应该采用何种格式呢？图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件和文本文件等都分别有着多种文件格式，就CAD图纸而言，AutoCAD、SolidWorks、Pro/E和STL等就高达300多种文件格式。电子档案格式的不统一，造成各种不便，有时候需要开一个较为少用的旧电子档案则要专门寻找当时的应用软件。不同单位也没有形成统一习惯，电子档案格式问题突出。 　　2、原始性问题 　　传统的纸质档案能够通过纸质载体以及内容文字表现出其原始性，通过纸质档案的鉴别能够分辨清楚真实的原始版，但是电子文档因为是以一种虚拟的图片文字构成，所以不能够确保其原始性，电子文档可以在传输过程中、录入过程中以及保存过程中进行复制和篡改，难以判定第一手的原始资料，电子文档的原始性是具有复制性的，也就是它从一开始就已经并不能代表原始。 　　3、真实性问题 　　档案一定要确保其真实性，这是档案的基本属性，但是纸质档案在转化成电子档案的那一刻起，它的真实性就收到另外一个环境所危及，在工作操作中容易造成信息内容的出错。因为电子档案的环境所决定，它的真实性比纸质档案的更难得到确保，并且电子档案的真实性被损害时，可以不留下半点痕迹，所以造成被篡改档案的使用，后果难以估量。 　　3、完整性问题 　　电子档案的完整性难以确保，因为电子文件处于一种流动的状态，在这个过程中容易造成信息丢失和不及时录入。电子文档的背景信息不断叠加，造成无法弄清楚电子文件的来源情况。 　　4、安全性问题。 　　档案的电子化会造成非法操作更加容易，远程操作能够对档案信息能够获取甚至篡改，非法入侵的黑客他们按照自己的利益需求危及档案的安全性。 　　三、防范问题的对策 　　针对以上的几个突出的电子档案管理的问题，借鉴其他地区档案的工作经验，提出了一下的几点对策建议： 　　1、建立电子档案数据格式标准，这个标准能够推动相关的著录软件能够统一格式，形成电子档案库独有的电子档案模板，一种文件类型只是用一种文件格式，如此能够规范整个电子档案的著录工作。 　　2、技术人员的培训。电子档案的管理人才应该具备的是专业的计算机信息技术，他们应该除了完成档案的接受和管理之外，需要能够对破损的电子文档做出修复和重组，并且能够做档案库的安全系统维护和更新，针对黑客侵入日新月异的技术做出研究和防范。 　　3、进行元数据的背景数据采集。在形成原始电子档案的时候，需要采集电子文件的背景内容，形成一种有效的以元数据为依据的检验管理。 　　4、加入签署技术。在电子文件上面加入签署的技术，主要有光笔的签名技术和数字的签名技术。在数字签名技术是与元数据背景信息关联的，也就是当电子档案的元数据收到侵入或者改动的时候，那么这个数字签名也会跟随数据的改动而被破坏掉，在电子档案的复制过程中，签名会核对操作环境，修改后需要重新签署。在这个签署技术中同时达到了档案认证的效果，数字签名撇除了文件被篡改和替换的可能。 　　5、强化身份验证。为了能够确保电子档案的安全性，必须对于进入档案管理系统的人员进行严格的身份验证，管理员代码验证主要是由数字、字母和特定的符号组成，但是为了防止黑客的破译，应该加入系统访问的合法ID，也就是白名单。用户端申请进入请求，而档案系统会进行用户端的数据资料核对，在安全的用户端环境下才能够进入档案系统。 　　6、建立系统防火墙。这是除了上面的身份验证之外另外一种访问的控制技术，这个技术能够设立网络与系统之间的屏障，能够防止其他系统的用户对机构信息的非法访问，也就能够防止信息的非法输出和修改，通过监测数据流，防止不符合安全规范信息的通过。 　　7、加入防写措施。电子文档应该是处于一种不可逆的写