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第4章 办公自动化系统 4．1 办公自动化系统概述 4．1．1 办公与办公系统 一、办公与办公系统的概念 办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的必威体育精装版成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。 （1）办公 办公是指人类处理集体事务的一类活动。按通常的理解，办公已经成为完成各种事务工作的总称，如办理行政事务、商务事务、公检法事务等等。总之，凡是从事非物质生产的活动，都可以统称为“办公”。 办公活动主要有3种基本任务： 制定计划(安排) 组织实施(落实) 监督控制(检查) 无论是哪一级办公人员，无论是行政管理首脑还是普通办事员，都是在完成、或者协助完成这3项任务。 实现办公的基本条件是： ①办公地点。即办公的专用房间、场所或环境(通常称为办公室或办公系统)。 ②办公目的。指从属于整个组织机构的工作目标，包括具体工作项目的目的、资产的用途、使用电话、传真机、打字机等办公设备的目的等； ③文职工作。包括文字书写、文件分类、接待来访、打字复印、统计等。 （2）办公系统 办公系统是人们对办公机构或办公场所的一种笼统的叫法。多少年来，人们试图给办公系统下一个定义，特别是在办公自动化的研究中，人们希望对自动化的对象有一个明确的概念，但事实上存在着各式各样的办公系统。 大致有如下3类办公系统： ①事务型办公系统 事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的切入点。 ②管理型办公系统 ③决策型办公系统 二、办公系统的基本功能 ①文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务 ②草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务 ③文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务 ④会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务 三、办公系统的信息流及其管理控制 ①接收与生成信息 ②记录与保存信息 ③加工处理信息 ④利用信息 ⑤印出与传输信息 ⑥销毁信息 4．1．2 办公自动化与办公自动化系统 一、传统办公方式的不足 （1）办公活动的基础是脑力劳动。脑力劳动又建立在手工操作的基础上，低下的办公效率，不能适应现代社会生产力的发展。 （2）当今的时代已进入信息时代，大量信息的生成给办公室、办公系统造成极大的压力。办公效率低下与激增的信息，造成办公人员与办公费用俱增。不仅如此，办公人员和办公机构的增加，无疑将导致管理和监控工作的增加、内耗的增加，以及人员、部门之间的互相扯皮。 （3）办公系统原则上是一个信息系统。该系统不仅要容纳、处理大量的信息，而且更应成为一个快速反应系统。但是，原有的手工处理方式既无法处理大量的信息，也不可能获得快速反应的能力。 （4）科学决策是办公现代化的主要特征。要实现科学决策，就必须快速准确地获取大量的信息和参考模型。然而，在传统办公系统中，要做到快速、准确地获取大量信息和参考模型，是十分困难的。 二、办公自动化与办公自动化系统的概念 (1)办公自动化的概念 办公自动化一词是由美国通用汽车公司D．S．哈特于1956年首先提出来的。此后十几年，办公自动化的专家们对其进行了热烈的讨论，形成了若干个办公自动化学派。 在我国，一般认为，办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的必威体育精装版成果，借助先进的办公设备，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以实现办公活动的科学化、自动化。 (2)办公自动化系统的概念 典型的办公自动化系统主要由人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息和办公环境六个要素构成；其中，办公人员又可分为三大类，即信息使用人员，系统使用人员和系统服务人员。 系统的特点是： ①办公自动化系统是一个人——机系统 ②办公自动化系统是先进科学技术和设备的综合 三、办公自动化系统的发展现状 20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。 (1)国外办公自动化系统的发展 20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。 美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段； ①单机设备阶段(1975年前) ②局域网阶段(1975—1982年) ③—体化阶段(1983—1990年)