会务工作安排表.docVIP

保战略合作现场推进会 会务工作安排表 会 务 组 工 作 人 员 工 作 内 容 会务组 会务组 组长：崔益平 副组长：邱郡 成员：韩玉梅 徐健 晁健东 杨伟 高弘刚 负责统筹、布置工作 接待组 葛江 顾金晶 韩力 刘静 负责会议代表的签到、接待，宣传品发放 礼仪组 葛江 顾金晶 成玲 冯锐 负责签约仪式的引导及服务工作 时 间 工 作 内 容 工 作 人 员 5月21 邮政 1.分配住宿房间（21日定）（增加两个会务组用房） 韩玉梅 2.季局交流材料和张局欢迎辞（21日定） 徐健、办公室 3.《会议指南》定稿、付印（双方LOGO） 邱郡 4.文件袋（含笔、记事本）（邮政购买）无双方标记，内放： 4.1会议指南 4.2双方交流材料 4.3南通日报宣传邮政刊 4.4南通邮政报 4.5自邮一族会刊 4.6人保车险手册 4.7人保车险理赔宣传折页 邱郡 5.LED会议背景墙设计（双方LOGO） 邱郡 6．主席台安排（8人） 双方议定 7、邮政网点参观车辆座位安排 双方议定 8、1号车辆安排 韩玉梅 9、晚餐会议代表桌次安排 双方议定 人保 1．戴总汇报材料和南通人保简介 杨伟、高弘刚 2．高总晚宴祝酒词 晁健东 3.大巴安排联系 崔益平 4.礼仪组安排 崔益平 5.会场座位安排 双方确定 6.人保参会名单确定 高弘刚（交邮政安排房间） 7.桌签设计、制作、装配（使用各自的LOGO） 办公室（邮政名单高弘刚-徐建） 8．签约本安排 办公室 9．鲜花安排、8朵胸花 办公室 10.礼仪组绶带准备 办公室 5 上午 1.宣传品到位（邮政、人保LOGO粘胶） 邮政（韩玉梅）、人保（人保衣服需多备 办公室） 2.《会议指南》等装袋 邮政（邱郡） 3.房卡、中午餐券准备（上午9：30前） 邮政（韩玉梅、杨光） 4．房间水果到位（上午10：00前） 邮政（韩玉梅、杨光） 5.会场矿泉水（PICC）、茶叶到位 人保（崔主任） 6.大会议室布置（桌签、会标、鲜花等） 人保（若场地无活动，22日下午布置会场）双方会务人员 7.笔记本电脑到位（材料存入） 人保（背景墙的设计-邮政） 8.酒店大堂欢迎牌（或LED屏显示）、自助用餐引导牌、会议地点引导牌 人保崔主任负责与酒店沟通，酒店完成制作 9.绿洲国际酒店签到的准备工作（签到桌、签到簿、签到牌、签到笔） 邮政（徐健） 10. 绿洲国际酒店会议报到、接待工作（10:00开始） 邮政（徐健） 人保（杨伟）人保、邮政 各2名接待人员负责签到、文件袋、宣传品、房卡、中午餐券等发放 11.邮政、人保引导车陈桥收费站10点就位 邮政（黄建新） 人保 12.茶叶、开水、矿泉水1人1瓶、瓷杯安排、会场设备调试（13时前到位） 酒店（人保验收） 下 午 13．摄影、摄像 人保（晁健东）、邮政（杨海宁） 14.大巴车15:30到位，车辆编号1.2.3. 人保（崔益平，2、3号车） 邮政（杨光，1号车）（编号打印由人保负责，分车乘坐安排，由邮政在《会议指南》中说明） 15.晚宴酒水、香烟到位 邮政（杨光） 16.检查晚餐布置情况（桌牌、酒水到位） 邮政（韩玉梅）、人保 17．邮政参观网点安排 邮政（1、2号车徐健、3号车徐晖）（人保提供宣传、理赔等折页，邮政提前安排好停车场地） 18.人保大楼参观安排 人保、礼仪组、崔益平、晁健东 5 下午人保大楼 18-1.人保大厅欢迎电子屏 张媛媛 18-2．电子商务、出单、理赔三个中心 1.绿色通道（VIP客户、邮政业务）标识电商部悬挂，出单、理赔电子吊牌设置“邮政通道”。 2.客户服务布置（饮水机、纸杯、宣传折页、报纸、杂志、卫生）、大堂经理介绍 18-3．三楼大会议室 1.提前空调准备 2.瓶装饮用水（人保LOGO） 3.LED屏字幕“祝XX会议取得圆满成功” 4.电视机循环播放人保宣传片 18-4．15楼贵宾室双方省公司、市公司领导 空调、茶水 “自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表 项目 内容 责任人 经办人 完成时间 17—1.系统操作介绍材料 介绍客户投保所需提供资料，询价系统、渠道门户系统、传统险系统、信息管理系统操作 徐晖 张林楠 5月18日 17—2．长桥网点（1、2号车) 系统运用操作流程介绍，出网销、传统险各一单 徐晖 张林楠 5月21日到网点现场预习 17—3.人民东路网点(3号车) 系统运用操作流程介绍，出网销、传统险各一单 徐晖 管琳瑶 5月21日到网点现场预习 17—4.准备电网销、传统险确认出单的客户资料 电网销二个、传统险二个的客户资料，用于现场操作演示 徐晖 徐晖 5月21日 17—5.与人保确定现场操作对接人员 与人保确定当日电网销、传统险人保对接人员（含手机号），确保当日对接人员的