会议组织工作安排细则 注意事项.ppt

如何高质量完成会议组织工作 海南 张伟 （一）接到任务后 1、成立会议筹备小组，做好会务分工，限定时间完成。 （1）谁负责会议总指挥； （2）谁负责会议总协调； （3）谁负责酒店选择、确认、酒店使用细节沟通； （4）谁负责会议接待及会场布置； （5）谁负责会议资料； （6）谁负责会议食宿安排； （7）谁负责会议费用控制； （8）谁负责车辆协调； （9）谁负责摄影、摄像、音响、电脑、投影等。 成员分工： 总指挥负责事项： 1、做好会议方案及费用预算（一般会议提前两周，重要会议提前一个月以上）； 2、确定筹备组成员，并对筹备组成员实施分工； 3、前半个月每周召集筹备组成员开会跟踪各组进展情况，临近会议前一周，每天跟踪各组进展，临近会议前两天，随时跟踪各组进展； 4、对突发事件快速做出反应与决策。 成员分工： 总协调负责事项： 1、根据筹备组分工情况及时间要求，按总指挥要求跟踪各组进展，确保各组所负责事项按时、保质完成； 2、协调酒店、机场、车辆、接待、会场、食宿之间相互关联事项，确保相互协调，相互配合，避免漏洞； 3、会议期间每晚召集会务组成员碰头，总结当天事项、督办第二天工作。 4、协调处理突发事件。 成员分工： 会议接待负责人： 1、酒店预订，房间数及类型确定，提前拿出房卡，过程协调房间数变化情况； 2、确定客人人数、制作签到表（客人姓名、性别、单位、职务、地址、电话、备注）； 3、确定客人住宿安排，是否安排大床或是双标，以便向酒店预订房间； 4、确定报到当天要发放给客人的资料或礼品的数量及种类。 5、确定报到当天要通知客人的事项，如有是书面形式还是口头形式，做好记录与统计。 6、给接待组进行分工，签到人员、发放资料人员、协调住宿人员。 7、事先拿到客人到位大概时间安排表，以便安排。 8、协调酒店做好签到台的布置，会议水牌一个；签到处桌牌一个；桌椅等。 9、确定是否要为客人房间布置水果或鲜花； 10、提醒酒店是否要安排叫醒服务； 成员分工： 会议负责人： 1、会场选择及布置； 2、背景制作、台花制作布置、条幅制作悬挂; 3、现场摆放宣传品制作准备；现场桌椅数量；现场饮用水安排；现场纸笔安排； 4、会议所需资料准备并发放至各参会人员手中； 5、参会人员名牌打印并摆放； 6、现场电脑、投影、音响调试； 7、确定会议入场引导人员及场内座位安排人员；会议前场、中场休息音乐准备；会议需讲解电子版资料拷贝； 8、会场外水牌摆放安排； 9、安排会议期间拍照与摄影。 会场的选择要注意： 1、大小适中：要根据参会人数选择适合的会议，不能太大更不能太小； 2、会场设施设备齐全：所选择会议室要有较完备的会议设施，包括投影、幕布、讲台、音响、麦克、纸笔、桌牌、茶水等； 3、会场地点：要根据会议规格及性质选择适合的星级及地点。 4、桌面物品：水、桌牌、纸笔等要摆放整齐。 成员分工： 餐饮负责人： 1、一日三餐用餐时间确定，要与会议时间相结合，一般早餐为会议开始前一个小时开始，中餐为会议结束后十分钟开始；晚餐为会议结束后10－20分钟期间开始； 2、一日三餐菜单确定，切记重复，即使是自助形式，每餐菜样也要变化; 3、一日三餐用餐人数统计并确定； 4、参会人员多，时间在一天以上的，建议均以自助形式用餐，可制作餐券用以统计数量； 5、参会的重要嘉宾要特别安排包厢单独用餐，最好打上桌牌，并备好红酒； 1、如有来自各地客人注意考虑口味问题，备好辣椒等调味品； 2、早餐时间与会议时间确定后，记得安排酒店叫早服务。 3、酒水的选择与准备，一定要事先做好计划，并在外面带酒水过去。 成员分工： 车辆负责人： 1、车辆负责人要及时拿到有详细行程安排与联络方式的参会人员通讯录； 2、根据客人到位时间统筹安排出车安排； 3、要准备一辆备用车，以备不时之需; 4、车辆至少提前10分钟到达接机或接车现场； 5、行车过程中不得超速，保持车辆平衡与尽量匀速行使，安全第一； 成员分工： 三、会务组成员行为准则： 1、统一着装； 2、统一佩带工作牌； 3、女性施淡妆，长发统一束起； 4、女性统一穿黑色包脚高跟鞋、丝袜、裙装或裤装； 5、男士统一穿黑色皮鞋，深色袜子，衬衫、西裤、西装； 6、随时面带笑容； 7、不能擅离职守； 8、手机在会议期间24小时保持开机，并确保电充足； 9、所负责事项要至少确认三次以上，确保万无一失； 10、严格遵守时间，在规定工作时间前5分钟到达工作岗位，做好工作前准备。 要有这样的笑容与仪态 要有这样的形象与气质 四、其它需注意事项： 1、所有会务组成员要在每天工作开始前半个小时到达现场安排当天工作； 2、会议进行中，会务组负责会议的人员要在现场，维持会议纪律与