会计资料无纸化政策破冰--企业会计信息化工作规范解读之一.pdf

  会计资料无纸化政策破冰 --企业会计信息化工作规范解读之一 一、有关背景 信息技术的发展已经使电子资料能够代替纸面资料,然而受过去 文件规定以及习惯和观念的束缚，企业不得不将电子会计资料输出为 纸面文件，造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的消耗。据某大 型国企反映，该企业每年因会计资料打印所带来的各种成本耗费超过 3,000万元。由此估算全国企业的耗费，保守的数字也达数亿元。平 均计算，我国企业每天因会计资料打印而发生的成本超过 100 万元。 信息化的价值和目标之一是取代手工作业和纸面文件。如果没有 充分的理由，仅仅因为会计资料是电子形式而不予认可，则信息化的 优势就大打折扣，也会挫伤企业开展会计信息化的积极性，阻碍会计 信息化的深入发展。而且，会计资料的纸面要求，会进一步导致企业 间交易摆脱不了纸面文件的传递，整个经济体系交易环节的信息化发 展也受到制约，从而阻碍社会产品和服务模式的创新。 从政策制度层面认可电子会计资料的有效性，免除企业对一定范 围内会计资料的打印责任，是建设社会主义生态文明，促进社会整体 信息化水平进一步提高的现实要求。《企业会计信息化工作规范》（以 下简称工作规范）制定过程中，企业对会计资料无纸化的呼声十分强 1      烈和急迫。为此，工作规范第四十条、第四十一条做了相应规定。尽 管内容不多，这两条规定却在政策层面实现了无纸化的破冰，是工作 规范的重要突破之一，对企业提高会计工作效率，乃至对整个社会的 信息化应用的深入都将带来深刻的影响。 二、条文解读 尽管无纸化是方向，但从会计资料作为会计核算结果的证据和线 索，具有保存价值来讲，会计资料无纸化也不是无条件的。工作规范 第四十条、四十一条的规定有两层含义：一是会计资料可以无纸化管 理；二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下，才能对会计 资料进行无纸化管理。 两条规定的区别在于：第四十条是关于内部生成会计资料，而第 四十一条是关于外部获取会计资料。 （一）内部生成会计资料 工作规范第四十条规定： 企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下 列条件的，可以不输出纸面资料： （一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务； （二）由企业信息系统自动生成； （三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出； （四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制； 2      （五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾 害、意外事故和人为破坏的影响； （六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。 1. 会计资料范围 该条明确规定，可以无纸化管理的内部生成会计资料有会计凭证、 账簿和辅助性会计资料。这里的会计凭证，包括原始凭证和记账凭证， 会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义宽泛， 包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资 料。 2. 业务范围 对第（一）项条件，要注意准确理解“重复发生的日常业务”。 这里的“重复发生”是指在一年内反复发生。这里的“日常”是指在 企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。 例如：购销业务、固定资产折旧、货币资金收付，这些业务比较 明显属于重复发生的日常业务，相关的会计资料，如凭证、分类账、 日记账、固定资产卡片、银行存款余额调节表，都属于满足该项条件 的会计资料。企业每月结账，相关记账凭证同样满足这里的“重复发 生的日常业务”条件。 利润分配一般是每年进行一次，每次的发生的内容不完全相同， 也不能预期一定会发生，因此不满足该项条件。债务重组、企业并购