06行政类档案保存年限基准表.doc

PAGE PAGE 1 【 法規來源】機關共通性檔案保存年限基準 行政類 中華民國 中華民國94年4月1日檔案管理局檔徵字第0940011272號函訂頒 行政類檔案保存年限基準表適用各機關（構）及學校一般行政之檔案，範圍含括綜合業務、研考業務、議事管理、對外聯繫、文書管理、檔案管理、採購業務、出納管理、財產管理、物品管理、車輛管理、廳舍管理、法令規章等。 0601綜合業務 本項次包含公務登錄；出版品、圖書及刊物管理；資訊管理；公報彙編及管理；工作檢核；訓練及講習等。 項目編號 項目 內容描述 保存年限 備註 060101 -1 -2 公務登錄 本機關日誌、大事記、公務登記簿、工作概況或備查簿 提供上級機關編製機關年鑑或大事記所需相關文件 永久保存 三年 060102 -1 出版品、圖書及刊物管理 出版品編印發行之相關文件 三年 出版品至少應永久保存一份 -2 060103 -1 資訊管理 收受他機關編印出版品及管理圖書與刊物之相關文件 行政業務資訊化規劃、建置相關作業及文件 一年 五年 -2 060104 -1 -2 公報彙編及管理 行政業務資訊化應用、管理、維護相關作業及文件 編印、發行及管理公報等相關文件 收受及管理他機關編印公報等相關文件 三年 三年 一年 公報至少應永久保存一份 060105 工作檢核 事務管理各項工作檢查、考核之紀錄、報告及相關文件 三年 含內、外部查核事項，如上級機關查考等 060106 -1 -2 訓練及講習 本機關主辦之訓練及講習計畫、報告、會議資料及相關文件 參訓機關收受訓練及講習計畫、報告、會議資料及相關文件 五年 一年 0602研考業務 本項次包含計畫及報告；研究報告；追蹤列管及績效評估；為民服務等。 項目編號 項目 內容描述 保存年限 備註 060201 -1 計畫及報告 本機關編擬之中長程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標施政報告及重要專案計畫之相關文件 永久保存 -2 本機關例行性計畫之相關文件 十年 -3 收受他機關之中長程施政計畫、年度施政計畫、施政綱要、施政目標、施政報告及專案計畫之相關文件 五年 060202 -1 -2 研究報告 機關自行研究、委託專案研究及出國研究等結案報告及電子檔 機關自行研究、委託專案研究及出國研究之相關過程性文件 永久保存 三年 060203 -1 追蹤列管及績效評估 重要專案計畫之追蹤管制相關文件 十年 -2 -3 例行性計畫、交辦案件之追蹤管制相關文件 重要專案計畫工作考核（成）及績效評估相關文件 五年 永久保存 -4 例行性計畫工作考核（成）及績效評估相關文件 十年 060204 -1 -2 為民服務 推動為民服務方案、計畫及考評、獎懲相關文件 民意調查、人民陳情案件、民眾申辦案件電子化單一窗口、首長與民有約活動等相關文件 十年 三年 0603議事管理 本項次包含會報（議）；一般議事管理事項等。 項目編號 項目 內容描述 保存年限 備註 060301 會報（議） 本機關首長召集例行性主管會報（議）之資料、紀錄及相關文件 永久保存 060302 一般議事管理事項 會議登記紀錄、、會前準備工作檢查表及相關文件 一年 0604對外聯繫 本項次包含民意機關聯繫；新聞聯繫；監委巡察；一般公共關係事項等。 項目編號 項目 內容描述 保存年限 備註 060401 -1 民意機關聯繫 交辦、質詢及擬答資料或紀錄、國（議）會聯繫之相關文件 十年 -2 民意代表拜會、訪視之活動資料、紀錄及相關文件 一年 060402 新聞聯繫 新聞稿、記者會之相關文件 三年 060403 -1 監委巡察 監委巡察本機關之資料、紀錄及相關文件 五年 -2 收受他機關監委巡察資料、紀錄及相關文件 三年 060404 一般公共關係事項 其他機關、團體或個人聯繫、參訪活動及一般婚喪喜慶之邀請函、賀卡、請柬、題辭、出刊序、輓聯等相關文件 一年 0605文書管理 本項次包含收發文處理；公文流程管理；一般文書管理；印信管理等。 項目編號 項目 內容描述 保存年限 備註 060501 -1 收發文處理 收發文紀錄（含機密文書專設文簿）、公文登錄簿 三十年 收發文紀錄經認證電子型式者，保存年限亦同，如紙本與經認證電子型式併存時，紙本保存年限得調降 -2 移文單、各項傳遞簽收紀錄 一年 060502 公文流程管理 文書