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1
北京大学档案馆
本科、成教生学籍档案归档
指导教程
2
系统培训摘要(目录)
登陆系统
录入案卷级题名和相应信息
导入学生数据
整理、编页
录入页码
打印
装订
入盒
归档
一、档案管理系统简介
二、档案管理系统的用途
三、操作顺序
四、常见错误
五、操作技巧
3
一、档案管理系统简介
北京大学档案管理系统是纸质文件的计算机管理
当我们的档案数量较多时,管理就会非常麻烦。怎样能够快速准确地的找到并很好地利用所需的档案,那就需要一个软件进行管理,也就是我们的档案管理系统。
4
二、档案管理系统的用途
联网储存
资源分类
检索信息
打印报表
电子资源利用(影音、图像、数字)
统计功能
5
三、操作顺序
登陆系统
录入案卷级题名和相应信息
导入学生数据
整理、编页
录入页码
打印封面、卷内目录、案卷目录、备考表
装订
入盒
归档
6
1、登 录
输入用户代号、用户密码(英文字母小写)
确定
7
进入操作界面
点击进入部门库中的学籍门类
部门库:将要移交的档案信息
汇总库:已经往年已经移交过的档案
临时库:所有毕业生的数据
2. 出现正在录入中的信息(分为案卷级和卷内)
案卷级:本卷的总体信息,包括专业名称和总页数等;
卷内:本卷中每个学生的详细信息,包括姓名、毕业证号等
进入后首先应该进行排序(在菜单栏的“记录”条目中)
案卷级中按档号排序
卷内按序号排序
8
2、录入案卷级信息
1.档号
2.责任者
3.题名
4.院系名称
5.专业名称
6.入校日期
7.离校日期
8. 学历
9.毕业\肄业
10.归档类型
11.保管期限
12.责任单位
13.归档单位
14.中文立卷人
15.检查人
1.档号:1XJD 单位代码 文件形成年度 - 顺序号。
例如历史学系2007届本科生:1XJD0212007-001
3.题名:可参考汇总库中往年档案题名
历史学系历史学专业2007届本科生学籍表成绩表00321043)
5. 专业名称:历史学
必须点击按钮
后输入专业的拼音简写“历史学”即“lsx”
录入完毕后“保存”退出修改界面
下页例图
首先,菜单栏下方的工具栏中点击
然后,录入以下信息
9
10
3、导入数据
录入好案卷级信息后,此时卷内无学生的数据,所以我们下一步 要进行导入数据。本科学生数据由我校教务部提供。
选择要导入数据的案卷条目(使其变蓝)
在菜单栏中的“工具”下的“数据接口”
选择“本科生数据库”
“按专业组卷”
“输入毕业年”及“专业名称”(方法和“录入案卷级信息时一样”)
出现起始档号,确认无错后
出现学生数据列表,仔细核对数据后,选择数据
.
下页是导入数据的详细过程图
11
过程图例
12
选择学生数据并汇总
选择的学生数据将被导入本专业中(最多约40名/卷)
导入的顺序是按照学号的顺序(如图)
如不按照学号的顺序,可以采用多次导入的方法
数据缺漏
13
核查卷内数据
补充数据
手工录入数据
再次导入数据
重复进行一遍操 作(如图)
14
选择好需补充的学生数据后汇总
15
刷新卷内数据,刚补充的新数据就会出现
下一步将卷内每位学生的起始页码录入系统内
首先,点击工具栏中的“修改”
16
4、整理、编页码
根据导入数据顺序将实物档案整理排序完毕,用铅笔在有效页面顺序编写页码;
凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边2cm处,背面写在左下脚距边2cm处。其中以个人为单位立卷的,应在第一页页号之前加本卷总页数。例如:9-1,9为总页数(总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写),1为第1页。
17
页码的录入有两种方法
直接在每个学生的信息内录入,保存后进入下一个学生信息,以此类推
在在网格状态下录入,则更为快捷
5、录入页码
18
页次栏中,录入—保存(最后一条数据需录入起止页码)
19
6、打印
打印卷内目录
在菜单栏中选择卷内文件目录(A4)
选择全部记录——预览——打印
20
确认无误后,打印
21
打印封面
菜单栏中选择案卷封面(A3)
选择当前记录 ——预览——打印
22
确认无误后打印
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打印备考表
在菜单栏中的“工具”中“打印备考表”
填写档号范围——整理人——检查人——归档时间
打印备考表
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7、装订
去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物;
按照封面、卷内材料、封底顺序排列,封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准,以左、下方对齐,用不锈钢钉或是线装订。
25
8、入盒
将装订完毕的学籍档案按照档号顺序装入档案馆统一提供
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