项目一 会议通知.ppt

单元五 企业会务工作文书项目一 会议通知 知识目标： 1．了解会议通知与其他通知的异同 2．掌握会议通知的结构及写作注意事项 技能目标： 1．能熟练掌握会议通知的写作技能 2．能撰写格式规范、结构完整、内容完备、表述正确、要素齐全的会议通知 项目一 会议通知 一、概念 会议通知是单位召开会议前向相关单位及有关人员告知会议有关事项时所使用的一种会务文书。 二、分类 根据企业的情况，会议通知可以分为公司员工大会、总经理办公会、专业会议、安全工作会议、部门工作会议等。 三、特点 1．应用广泛，使用频率高，不受内容制约。 2．作者广泛，不受企业性质、级别的限制。 3．内容单纯、行文简便。 四、结构与写法 结构：标题+受文单位+正文+尾部 （一）标题 1．发文单位＋事由＋文种。 2．事由+文种。 （二）受文单位 要通知的各单位、部门。 1．通过文件传递渠道发出的会议通知，可写收文单位，或者写“收文者姓名+先生（同志、会员等称呼） 。 2．机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，主送机关可省略，也可写全体人员、各位老师等。 （三）正文 一般由三部分组成： 1．通知缘由：交代有关背景、根据及目的、意义等。 2．通知事项：正文的主体部分。会议通知的内容要尽量详尽周到，应包括会议内容、参会人员、会议时间及地点、注意事项等。 主要内容 3．执行要求：要求受理单位贯彻执行的意见，要明白无误地提出工作的任务和要求。 主要内容 A、会议的主题和内容，有时可以列出会议的具体议题或讨论的提纲，报告会应当写明报告人的姓名、身份和报告内容。 B、会议的时间，包括开始时间、报告时间、结束时间。 C、会议的地点，应具体写明会场所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的工交线路，以方便与会者。 D、参加对象，如果通知对象是单位，应当在正文中说明参加会议人员的具体职务、级别以及参加会议的性质（如出席、列席等）。有的会议为了达到一定的规模，通知中还规定每个单位参加会议的人数。 E、其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证（如“凭入场券入场”、“凭本通知入场”）、联络信息（如主办单位的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名）等。 写好会议通知的关键：把有关事项一次性地交代清楚。 （四）尾部 包括署名和日期两部分。 注意：及时发出会议通知 在选定会议通知的发送时间时，要恰当把握发送时间，如发送过早，容易被人忘记；如发送过晚，与会人员准备不足，影响会议消费。因此，会议通知的发送，应让与会者接到通知后能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。如需要答复的会议通知，则应该早些发送出去，以便对方考虑后回复；如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样及送到日期，以免延期。 重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。 五、写作要求 1．通知的语言要求规范、简明，不得有歧义。 2．通知事项要详尽周到，不得遗漏。 * *