销售和收款内部控制PPT.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 2、新客户 对于新客户提出的购货订单，信贷部门必须要求其同时提供能够证明其资信状况的资料和财务报表。通过分析其资信状况和审查财务报表来决定是否接受其订单，以及允许的信贷限额。 当客户难以提供其资信情况的资料时，企业也可以采用另一种控制手段来接受订单，即对本次订单规定最大 供货数量，在客户被证实确实有良好信誉后，供货数量才能允许被扩大。 对于现销的购货订单，上述审核客户信誉的控制程序可以省略，但订单的接受仍需得到销售部门经理人的签字同意。 二、 销售通知单的编制和核实流程 企业收到客户的订货单以后，应编制统一的销售通知单，销售通知单可以说是贯穿控制整个销售业务执行的单据。在编制销售通知单前，销售部门首先应向发货部门询问所订货物是否有库存，如无库存，应及时通知客户；如有库存，应及时编制销售通知单。 销售通知单一式多联，以完整和规范化的格式记录不同的客户订单内容，如所订货物的编号、数量、价格等。同时也应记录销售过程所需的各种授权和批准。为发运业务的执行和有关账册的记录提供 书面依据。 发运通知单必须在事前进行连续编号，在执行后应归档管理，并由专门人员对其进行定期检查。 执行 1 订单 2 销售通知单 销售通知 已审批销售通知单 3 已审批销售通知单 5 4 销售发票 执行 说明 销售部门 信贷部门 会计部门 1、销售部门接收客户订单 2、销售部门根据接收的订单编制统一的销售通知单 3、信贷管理部门根据企业的赊销政策和客户的资信情况批准赊销信用 4、会计部门根据信贷管理部门批准的销售通知单开具销售发票 5、销售部门根据信贷管理部门批准的销售通知单组织销售业务 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 三、 销货业务的执行流程 企业仓储部门根据已授权审批的销售通知单发货。实际发货的品种和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上，并将其中一联交会计部门入账，如果包装业务也由仓储部门执行，则应同时填制包装情况表，记录其完成的工作量。 具体的销货业务控制流程我们用下图表示。 上图 上图 已审批销售通知单 2 装运单 销售发票 4 有关账簿 已审批销售通知单 1 有关账簿 销售发票 装运单 3 说 明 销售部门 会计部门 仓储保管部门 运输部门 1、仓储保管部门根据已授权审批的销货通知单发货 2、销售部门根据已审批的销售通知单编制装运单 3、运输部门根据发票的提单联和装运单组织运输 4、会计部门根据销售发票记录销售业务的有关账簿 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 四、 销货发票的控制流程 1、在会计上，销售发票是销售业务的真实记录。如果在发票和开具的账单方面缺乏有效的控制，会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生。 2、对填制发票的控制，是通过对开票的授权来进行的。而这一授权是应以适当的附件为依据的。这些附件包括客户的购货订单、发货通知单等。当这些附件获得之后，开票人员就可以据此开具发票。 3、对发票开列的数据和其他内容的控制可以从以下几个方面进行控制： 在开票依据发货通知单上连续编号，以保证所有发出货物均要开票； 发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照； 发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发货数量记录或完成的劳务数量记录为依据，并应受到非记录发运数量人员的检查； 发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目标为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查； 发票的内容应受到其他独立于发票编制人员的复核； 发票总额应加以控制，即所有发票应定期结出合计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。 五、折扣与折让政策的制定和审核流程 对多数企业来讲，给予客户一定的折扣是相当普遍的销售行为，因此企业应当制定较为详细的折扣政策或规定。 折扣政策必须得到有关授权人员的批准，一般为销售部门的经理。办理现金收入或记录应收账款明细业务的人员不能同时办理客户折扣的业务。 销售折让属偶然经济行为，一般不具有共性特征，往往需要具体问题具体分析，因此，当客户提出折让要求时，企业应对其提出的理由加以记录，并派专人核实理由，最后由授权人员复核客户提出的理由和企业调查结果，并决定在特定情况下给予客户的特定折让金额。 六、 应收账款的控制流程 由于应收账款是一种记录在账上的债权而非存在于公司中的实物资产，它容易被非法职员挪用，同时应收账款是否可收回直接影响到公司的资金流动；应收账款记录也是信