文件材料立卷归档业务培训-天津外国语大学.ppt

（三）文件材料归档验收 归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案部门根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案部门有权退回，限期整改后重交。 1、归档文件材料用纸规格要求统一，一律使用A4型或16开。 2、分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序，卷内目录录入准确。 3、归档文件材料应归原件。若不能归原件，则可归一份复印件（加盖立卷单位红章），并注明原件出处。 4、备考表签字或盖章等手续必须完整。 （四）文件材料归档手续 移交档案时，交接双方应当面检查清点数量。确定无误后双方须办理档案交接手续，填写移交清单。 TFSU TIANJIN FOREIGN STUDIES UNIVERSITY 兼职档案员培训课件 文件材料立卷归档基础理论 第一部分 文件材料立卷基础理论 第二部分 案卷移交归档基础理论  一、文件材料立卷基础理论 （一）文件材料立卷制度 （二）文件材料立卷流程 （一）文件材料立卷制度 文件材料立卷，也叫组卷，它是归档部门(各职能部门和教学单位)将办理完毕的具有查考和保存价值的一份份文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，依据文书立卷特征将它们整理成一组组文件集合体——即案卷的工作。 （二）文件材料立卷宏观工作流程 网络环境下纸质文件立卷的宏观工作流程包括两个方面：即文件实体辅助立卷和文件信息网上立卷（利用档案管理信息系统平台）。 （三）文件材料立卷微观工作流程  ①部门日常预立卷 定义：各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。 具体做法：每年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。 不同规模归档部门的预立卷操作 ●处级部门，可以分科室分别做好文件材料的平时立卷工作，第二年统一由兼职档案员将案卷移交归档。 ●科级部门，可由兼职档案员集中进行平时立卷归档工作。 不同规模归档部门的预立卷操作 好处：方便平时文件的管理和利用，便于第二年文件整理归档。 人事处 调配科 劳资管理科 师资管理科 调配卷 上级文件卷 工资滚动卷 年度考核卷 职称卷 培训卷 ②检查调整 在平时预立卷基础上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。 ③卷内文件排列 要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。 必须注意几种固定的排列顺序：正件在前，附件在后；存本（印刷本）在前，定稿（签发稿）在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 ④拟写案卷标题 案卷标题一般由责任者、年度、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字，可先用铅笔在案卷封皮上填写，最后由档案部门审查后统一打印粘贴案卷题目。 例: 党办2014年编号文 （党群部门） 人事处2014年工资滚动卷 （行政部门） 英语学院2013-2014年度国家奖学金卷 （教学单位） 图书馆2014年工作卷 （教辅部门） ⑤卷内文件编号 为了固定卷内每份文件的顺序位置和方便查阅，卷内文件顺序应用阿拉伯数字统一编号。 凡是有文字的页面都必须编写页号，任何一卷的页号均从“1”开始，其中卷内目录、备考表均不编页号，案卷的张数不超过200页。 ⑥填写/录入卷内文件目录 位于卷内文件之前，使用档案管理软件打印卷内文件目录。 ⑦填写卷内备考表 卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素水笔或钢笔填写。 1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 2、立卷人：由组成本卷的专兼职档案员填写。 3、检查人：由对案卷进行审核的责任者（各部门主管档案工作负责人）签名。 4、立卷时间：填写立卷的时间。 ⑧填写案卷封皮 案卷封皮由全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、页数、归档号、档号八项组成。由档案部门统一填写。 ⑨装订案卷 按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序，采用三孔一线法装订。装订前要求： 1、拆除金属物：去掉材料上的大头针、曲别针、订书