英文文档编写技巧20170216.pptx

文档｜这样编写，事半功倍英文文档编写技巧张敏00270084971写作前的准备工作2文档架构Contents3文档编写文档自检4 写作前的准备工作写作内容工作岗位写作深度知识背景写作方式阅读习惯定位读者对象Index——Example收集文档需求原始需求文档使用场景文档需求特殊需求交付时间点套用文档模板通用技术文档模板1写作前的准备工作2文档架构Contents3文档编写文档自检4 信息分组——MECE原则Mutually Exclusive（相互独立）Any points overlap？Collectively Exhaustive（完全穷尽）All possibilities covered?ＸＸ√MECE原则——Example葡萄牛奶土豆 鸡蛋胡萝卜桔子 咸鸭蛋 苹果酸奶酸奶蛋奶产品牛奶咸鸭蛋水果鸡蛋葡萄蔬菜食品桔子苹果土豆胡萝卜文档架构宝典——金字塔原理主题子主题/论据2子主题/论据3子主题/论据1论点论点论点论点论点论点……关键句关键句关键句关键句关键句关键句……归类分组以上统下文档架构宝典——金字塔原理Summary先重要后次要先总结后具体先框架后细节先结论后原因先结果后过程先论点后论据金字塔原理基本结构逻辑递进结论先行建立成功的金字塔结构——4必须金字塔原理——Example基于模板的文档架构目录层级——Example句子段落——Example1写作前的准备工作2文档架构Contents3文档编写文档自检4 主题明确单一语言简洁明了文档编写图表优于文字例子增强理解文档编写——4大法则Rule1——主题明确单一明确读者能够清晰、准确、快速知道作者想表达的意思。单一1个章节或段落中：只写1个主题。1个句子中：只写1个主题字或关键字。Rule1——ExampleScope AssumptionScope assumption means the proposal document’s basis. When modification changes are submitted, the proposal should be adjusted automatically or cancelled.These assumptions are:Network ScopeService/Product supportedUser Concurrent …Rule2——语言简洁明了多用实施动作的直接动词，少用无意义的谓语。改变句子结构，使句子更地道。动词优先注重词语搭配熟记英文搭配，撇弃中文惯性思维。多使用专用词汇。多“意译” 少“直译” ，减少不恰当句子结构。多用简单句，少用复杂句，剔除重复信息。简洁表达Rule2——动词优先 非动词优先动词优先1. The CGW provides the processing capability of 20 VSMS charging requests per second. 1. The CGW can process 20 VSMS charging requests per second. 2. Analysis results can be saved as .txt, .csv, .rf5, .pcap, .pst, and .html files. 2. Analysis results support saving files in .txt, csv, rf5, pcap, pst, and html. 3. The GK performs unified management on both MCUs and terminals.3. The GK manages both MCUs and terminals. Rule2——注重词语搭配受中文惯性思维影响的表达符合英文逻辑的表达1. The primary link restores to be normal status.1. The primary link is restored. 2. Please abide by the? local safety codes ?and related operation instructions.2. Please abide the local safety codes ?and related operation instructions.3. Clear the alarm.Solve the problem. 3. Solve the alarm.4. Install the charging gateway version.4. Install the charging gateway software.Rule2——简洁表达少用复杂表达多用简单表达1