计量程序文件（文件和资料）.doc

PAGE 1 浙江火星汽车电器有限公司 计量系程序文件 编号：HH/M.QSP.13 共 4 页 计量资料档案管理控制程序 第 C 版 第1次修改 目的 对与计量体系运行有关的文件和资料进行控制，确保公司受控文件和资料包括有关的外来文件和资料的有效控制。 范围 适用于本公司计量体系运行过程中所使用的文件和资料的控制，包括有关的外来文件和资料。 术语 3．1 外来文件和 资料是指从外部得到的所有的技术标准、规范。 4 职责 4．1 办公室负责计量体系文件和资料以及相关外来文件和资料的控制和管理。 4．2 技术部负责自校标准文件和资料以及相关外来文件和资料的控制和管理。 4．3 各有关职能部门负责本部门文件和资料的控制和管理。 5 程序 5．1 文件和资料的分类与编号规定 5．1．1 计量体系文件和资料的分类规定： a 计量手册为第一层次文件； b 计量体系程序文件为第二层次文件； c 技术文件、计量记录、作业指导文件、管理文件及外来文件（包括标准和顾客提供图样）为第三层次文件。 5．1．2 计量体系文件和资料编号规定如下列图所示： a 第一、二层次文件及计量记录： □□ / M .□□. □□ 文件编号的顺序 文件类别号 文件类别号 计量文件 计量文件 编制 审核 批准 日期 日期 日期 企业名称代号 企业名称代号 b 企业标准：Q/HH□□-□□□□ 年份 顺序编号 c 其他文件：□□/□□.□□ 顺序编号 文件类别号 企业名称代号 “HH”表示企业名称代号，系“辉煌”二字的首位汉字拼音字母；文件类别号分别以下列英文字表示：“M”表示计量手册；“QSP”表示计量体系程序；“S”表示管理制度；“W”表示作业指导书；“F”表示计量记录表格；“T”表示外来文件资料；“Q”表示企业标准文件；记录编号表示该文件下所附的记录表式的顺序号。例：HH/MQSP.01指表示第一个程序文件,即《测量设备配置策划管理程序》；HH/MF.01-01指《测量设备配置策划管理程序》中第一份记录表，即“测量设备配置策划评价表”；各类文件派生文件代号和每三层次派生文件代号（文件编号）以阿拉伯数字二位顺序——字01、02、03……表示顺序；文件版本号以A、B、C字母表示，以第×次代表修改次数；修改后的计量记录编号第一次加A，第二次加B、第三次加C……以此顺延。 5．2 文件和资料的编制与批准发布 5．2．1 计量手册、程序文件、计量记录表格内容由管理者代表负责组织相关部门编制，计量手册经管理者代表审核后，由总经理批准发布。程序文件由各部门负责人审核，管理者代表批准发布。 5．2．2 技术文件（包括产品标准、工艺文件、检验文件、设备操作规程等）由技术部负责组织编制，并经技术部长审核后，由总工程师批准发布。 5．2．3 管理制度、行政文件等由办公室负责组织编制，并经相关部门负责人审核，由总经理批准发布。 5．3 文件和资料的控制 5．3．1 计量手册、程序文件和第三层次文件由办公室统一发放，技术文件由技术部负责发放，发放前由原编制部门依据需要填写“发放审批表”并经总经理批准后，通过“文件发放登记表”发放到各相关部门。各个部门通过“文件清单”汇总各种文件，办公室和技术部分别编制“文件清单”，发至文件持有部门，并组织相关人员每年不得少于二次检查各部门文件的有效性，督促执行有效版本。 5．3．2 办公室管理的“受控”文件和资料在文件封面“受控”字样右边“□”内打上“√”标记或盖上红色“受控”字样印章，受控文件发放均应标记持有者“受控号”及发放日期。 5．3．3 受控文件持有者负有贯彻执行和妥善保管的责任，不得涂改、复制，客观原因使受控文件损失或丢失，持有者应提出补发申请，通过“补发申请表”，经总经理批准，发放部门予以补发。 5．3．4 无效或作废的文件和资料（包括被更改调换页）及时回收，除需要保留一份加盖“作废”、“存档”印章隔离存档外，存放在办公室或技术部，管理文件期限为三年，技术文件为产品寿命周期加一个日历年，其余及时经管理者代表批准销毁并在“文件作废登记表”上作好记录。 5．3．5 在用的文件和资料在内部审核时必须贯穿全过程，以确保现场使用文件和资料的完整性、有效性。 5．3．6 岗位人事变动时，用“文件和资料交