Word模板的安装和使用.doc

Word模板的安装和使用 Word模板文件用于定制统一文件格式的文档，主要应用于一些要求规范格式文本的场合。对于一些需要多人协作编制的文档来说，使用模板文件也可以极大地方便不同作者间格式的统一。 在使用Word软件编写设计文本的时候遵循格式要求，比较容易且方便操作的实现方式就是使用Word模板。 模板的安装 以下以2007版Word为例（2010版基本与此相同），详述Word模板的安装方法。 方法1，安装为默认模板。 所谓安装为默认模板，就是在Word程序当中新建空白文档时会自动启用此模板。 2007版所使用的默认模板文件命名为Normal.dotm，要将其安装为默认模板，需要把它放置在正确的文件路径下。 步骤1：打开电脑中的任意文件夹，依次单击窗口菜单栏【工具】→【文件夹选项】（Win7系统在【组织】→【文件夹和有哪些信誉好的足球投注网站选项】中），选择【显示所有文件和文件夹】选项。如图一所示： 图一 步骤2：打开系统安装所在盘符，通常为C盘，然后找到以下文件路径： XP系统： C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates\ Win7系统：C:\Users\用户名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ 其中用户名指当前所登录使用的计算机用户名称，如果没有添加过计算机用户或更改过名称，则通常为Administrator。 步骤3：找到此路径后，关闭当前正在运行的Word程序和Outlook程序（必须退出所有Word进程），将Normal.dotm模板文件复制到此目录之下，即可完成默认模板的安装。 要使用模板，只需要在Word程序窗口中新建空白文档就可以（在资源管理器中使用右键当中“新建Word文档”的命令无法启用此模板）。 方法2，安装为可选模板。 所谓可选模板，就是指新建空白文档的时候可以由用户选择是否启用此模板。 操作方法：把Normal.dotm这个模板换个文件名（不要改扩展名），例如“华信模板.dotm”，然后参照方法1当中的步骤同样放置在那个路径下面。 需要使用的时候，在Word当中新建空白文档，在打开的【新建】对话框当中可以在【我的模板】当中选取这个模板来使用，如图二所示。 图二 模板的使用 模板安装完成，并且使用模板新建了空白文档，如何来确定模板是否启用成功呢？ 可以在Word程序中按组合键Alt+Ctrl+Shift+S，侧边栏中会出现【样式】窗口，样式窗口中即包含了模板中所预设的各种样式，如图三所示。勾选下方的“显示预览”复选框可在样式窗口中预览各种格式的具体样式。 图三 在使用模板所创建的空白文档中，除了页眉、页脚、正文、目录等自动设置的格式外，其他一些格式样式都需要从“格式和样式”窗口中手动选择来应用到文档中。 例如，在文档中输入一级标题的文字后，需要应用格式“标题1”时，就要在【样式】窗口中点击选择格式“标题1”，这样就可以将相应的格式应用到文档中的内容上。 这个格式当中就包含了《设计文件规范》所规定的标题编号、字体、字号、间距等等设置，所以说有了这样的模板，对于标准格式的套用是十分方便的。 除了“标题1”～“标题3”三级标题格式外，Word模板中内置的格式还包括： “表格标题”：适用于表格的编号和标题，而不包含表格内的首行。 “表格(五号)”：适用于表格内的普通正文，表格首行标题行可另行加粗。 “图片题注”：适用于插图的编号和标题，如在此之外还需要对插图进行进一步的文字说明，可使用“插图说明”格式。 “正文”：适用于正文内容。 “目录0”：适用于目录页的“目录”二字，而具体目录内容的格式已包含在Normal模板的设置之中，无需进一步手动设置。 在使用模板编制文档中需要注意：如果从其他文本（包括word文档、ppt文档、网页内容或其他格式文件）中直接复制内容到当前文档中，会自动带入原有的文本格式。反复操作之后会造成当前文档内格式混乱不易清理。因此建议在复制其他文本内容时，先粘贴到空白文本文档（txt文件）中，再从中复制内容粘贴到当前文档，或采用选择性粘贴选项来进行处理。 现有文档的格式替换 Word模板的使用通常都是基于空白的新建文档，从零开始，但在实际工作当中很多时候是在现有文档中进行修改。 对于一个现有的包含多种格式的文档，要重新完全套用另一个模板中的格式样式，并不是一件很轻松的事。通常可以这样来操作： 步骤1：为了避免新的格式与老的格式发生混淆或冲突，需要尽量清理现有文档所有格式，可以把现有文档的所有内容全部选中，然后点击【样式】窗口中的【全部清除】命令清除所有格式。 步骤2：在word选项当中勾选【在功能区显示“开发工具”选项卡】，如图四所示： 图四 步骤3：在新出现的【开发工具】选项卡中找