XX集团管控制度与核心流程汇编信息与会议管理会议管理办法.pdfVIP

会议管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强成都远鸿集团公司（以下简称“集团公司”）和 各控股子公司（以下简称“各子公司”）在重要事项上的沟通和 管理，特制定本制度。 第二条 本管理办法适用于远鸿集团各种类型的会议，集团公司 和各子公司遵照执行，参股公司参照执行。 第三条 会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行， 避免冗长低效。 第二章 会议召集与通知 第四条 会议按不同级别和性质采用不同的召集办法： （1 ） 集团公司或各子公司董事会会议按相关公司章程的规 定召集。会议由董事出席，其他人员可根据会议议程由 董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持，也可 由董事长委托其他董事主持。会议由董事会相关人员负 责组织落实会议通知、准备和记录； （2 ） 集团公司总裁办公会议由总裁决定召集或经营层提议 召集。集团公司经营层成员出席，其他人员可根据会议 1 议程由总裁指定出席或列席。会议一般由总裁主持，也 可由总裁委托其他经营层成员主持。会议由总裁办公室 负责会议通知、准备和记录。各子公司层面的总经理办 公会议按照同样的模式执行； （3 ） 集团公司各部门或各子公司职能部门内部工作会议由 各部门负责人召集并确定出席及列席人选，部门负责人 指定内部专人负责会议通知、准备和记录。 第五条 会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点， 参加人（出席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会 议应以书面通知的方法传达。 第六条 会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期 或取消，会议有关人员需提前通知，并根据本管理办法重新通知 和布置。 第三章 会前准备 第七条 会议准备包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人 员座次、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和 对策。 第八条 会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位 并调试正常。 第九条 会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会 务人员负责，各种会议召开前集团公司总裁办公室/子公司行政 2 人事部联系落实会议准备事项，几个会议同时进行的，由总裁办 公室根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。 第四章 会议记录及纪要 第十条 会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记 录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。 需由与会人员在会议纪要上签名的，记录员须及时督促签署。 第十一条 会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录， 形成会议纪要，交由会议主持人签发。会议纪要应统一编号、及 时整理、规范格式和文字，按分级管理要求分发、存档、上报 （也 可通过电子邮件传递）。 第五章 会议考勤、秩序、违纪、监督检查 第十二条 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动，不 得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前 向会议组织者亲自请假方可，紧急情况可以口头请假。 第十三条 迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议 进行。与会人员应坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状 态，会议期间原则上不能接听电话，有重要电话须离开会议室接 听，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。 第十四条 与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意 言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可