关于规范文件行、发、收文以及归档管理的通知（范文）.pdfVIP

xxxx集团 关于规范文件行、发、收文以及归档管理的通知 签发人： 集团各部、各子公司： 鉴于目前集团在文件流程和管理方面存在的杂、乱等现 象，为了达到规范统一，特对集团文件在行文、发文、收文 以及归档管理方面做统一要求，现通知如下，请遵照执行。 一、行文 （一）拟稿。集团各部门和子公司自行拟稿。要求文件 内容简洁，说明有力，主题鲜明。 （二）文件内容及格式 1、文件一般分为标题、正文和落款三部分。相关的流 程图、表格等可附于文件后。 2、文件标题序号采用中文惯用序号，即中文序号一、 （一）；阿拉伯序号 1、（1）、①等。 3、文件的页面设置 纸型：A4（29.7*21cm）,纸型纵向，文字横排。 页边距（不含装订线）：上：2.0cm，下：2.0cm，左：2.0cm， 右：2.0cm； 页边距（含装订线）；：上：2.0cm，下：2.0cm，左：3.0cm， 右：2.0cm； 正反面打印，对称页边距。 4、字体格式 文件标题：居中，统一用黑体、小二号字。标题下一行 右端写上“签发人：” 正文：在“签发人：”下一行行正文，统一用仿宋-GB2312、 三号字。 段落标题：“一、”用黑体、三号字；“（一）、”用楷体 -GB2312、三号字加黑；从“1、”往下全部用仿宋 GB2312、 三号字。 段落格式：首行缩进两个汉字符，固定值（26—28码） 行距，标准字符间距。 5、文件落款时间用大写。（如：二〇一三年十月一日） 6、落款之后要在当页的最低端附上文件的联系人和联 系电话。 （三）审稿。文件完成之后，要在发文稿纸上签写拟稿 人姓名和拟稿单位，各部门负责人和子公司总经理负责文件 内容和格式方面的审核并在“核稿”处签字。 二、发文 （一）内部发文 1、部门负责人和子公司总经理签字后的纸质文件以及 电子版文件首先转到集团总裁秘书处对文件内容和格式进 行审查。如与行文规定有小的差错，可改正之后重新打印。 如与行文规定严重不符，总裁秘书有权对文件予以驳回并要 求重走程序直至文件符合行文规定。 2、文件符合行文规定后，根据文件内容选择发文稿纸， 并按照发文稿纸要求，呈分管副总裁、总裁签字，分管副总 裁在“会签处”签字。 3、所有文件都要经过总裁或董事长签发。总裁或董事 长要在文件“签发人：”处签字。 4、根据董事长或总裁意见，将文件转送行政管理部文 件收发专员处登记之后，由文件收发专员到公章管理员处盖 章，然后下发电子版并保留审批原件。 （二）出口文件 出口文件（是指报送到集团或子公司之外的请示、申请、 汇报等）程序与内部发文程序相同。要求在集团总裁或董事 长签字后，到行政管理部印章管理员处填写“公章使用审批 表”，填写完整之后，带着文件以及“公章使用审批表”到 行政管理部文件收发专员处登记，登记完成后，文件收发专 员要在“公章使用审批表”的“经办人”一栏中签字。行政 管理部公章管理员见到文件收发专员签字之后，方可盖章。 盖章之后，公章管理员要留下审批原件和1份文件存底，并 在每天下班之前与文件收发专员核对之后，交由文件收发专 员保管。文件收发专员要对出口文件的回复情况进行跟踪并 适时提醒行政管理部部长协调安排。 三、收文 （一）内部收文 1、所有部门和子公司报批文件都要先送至集团行政管 理部文件收发专员处，由文件收发专员登记并交由行政管理 部部长审批之后，直接转呈集团总裁。 2、按照集团总裁或董事长的签批意见，文件收发专员 将文件转交到下一程序，以此类推。任何一个程序在签署意 见后，都要将文件转回至文件收发专员处登记，然后由收发 专员转入下一程序。所有文件不允许横向传送。 3、文件收发专员要对每一个程序的签批意见进行登记， 并按照《关于规范集团内部请示件报批程序的试行意见》中， 第二条第四点 “各级人员接到上报的请示件后，不需要调研、 论证的要在 2小时以内签署批办意见，需调研、论